Главная 24 Ваш юрист 24 Правила ведения и хранения трудовых книжек практические нюансы

Правила ведения и хранения трудовых книжек практические нюансы

Трудовая книжка – это персональный документ, фиксирующий данные о трудоустройстве человека и его взаимоотношениях с работодателями. При ведении требует соблюдения определенных правил, которые необходимо знать обеим сторонам, участвующим в процессе ее заполнения (работник и работодатель).


Что представляет собой трудовая книжка

Стаж каждого гражданина РФ, проработавшего на одном предприятии не менее 5 дней, фиксируется в данном документе. Заводится и оформляется он на первом месте трудовой деятельности человека. Хранится в отделе кадров или другом специальном отделе, на руки владельцу выдается только в случае увольнения. Является одним из важнейших источников подтверждения стажа.

Имеет установленный образец, все отклонения от которого являются признаками недействительности. Совпадает по размерам с паспортом, заключается в серую обложку. Внутри 44 пронумерованных страниц из специальной бумаги, содержащих аббревиатуру «ТК», которая наносится водяными знаками. Листы скрепляются швом, он исключает вероятность замены страниц. Подобные меры позволяют легко обнаружить поделку документа.

Правила ведения и хранения трудовых книжек практические нюансы

Необходимость в трудовой книжке

  1. Фактическое отображение трудовой деятельности. Все данные, которые заносятся в ТК, заверяются ответственным лицом, что гарантирует подлинность информации о гражданине, опыте его работы, сферы предыдущей деятельности.
  2. Информирование предполагаемого работодателя о взаимоотношениях работника с предыдущими руководителями. ТК содержит достоверные данные о фактическом стаже работы сотрудника, а также имеющихся достижениях и благодарностях. Причина, по которой работник был уволен, также является важным критерием отбора кадров. На основании такой информации работодатель может обоснованно принять человека или отказать ему в предоставлении вакансии.
  3. Реализация прав на пенсионное обеспечение в будущем. Трудовая книжка – основной документ, который фиксирует и подтверждает реальный стаж работы. Такая информация требуется для правильного подсчета пенсии.

Законодательные акты, регламентирующие нормы и правила ведения и заполнения ТК

Строгие правила оформления и хранения книжки устанавливаются и корректируются отдельными законодательными актами:

  1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Вводит стандартный порядок заполнения трудовой, обязует организацию ответственно и правильно оформлять и хранить документ.
  2. Кодекс РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ). Определяет меры наказания при несоблюдении общепринятых норм, которые касаются ТК.
  3. Постановление Минтруда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению ТК». Устанавливает правила заполнения, изменения и исправления граф, полей, разделов документа.
  4. Постановление правительства РФ «О трудовых книжках». Утверждает окончательный порядок допустимых действий ведения, оформления, хранения ТК.

Правила ведения трудовых книжек

То, насколько верно заполняется документ, должен отслеживать не только ответственный представитель предприятия, но и сам владелец, подтверждающий все записи своей подписью.

  1. Даты. Проставляются арабскими цифрами, без буквенных дополнений. Все записи фиксируются фактическими датами, указанными в соответствующем приказе или постановлении.
  2. Цвета чернил. Возможно заполнение синей, фиолетовой или черной пастой. Допустимо использование перьевых, гелевых и шариковых ручек.
  3. Сокращения. Абсолютно все сокращения строго запрещены. Числа, названия приказов, личные данные и другие сведения прописываются полностью.
  4. Состав сведений. В ТК вносится личная информация – ФИО, дата рождения, образование, специальность или профессия, информация о военной службе, если она была. Все данные указываются в соответствии с подтверждающими документами (паспорт, диплом, подтверждающий образование). При смене личных данных старые сведения перечеркиваются одной линией, и вписывается новая информация. Сведения о повышении квалификации вписываются в соответствующую графу без исправлений предыдущих данных.
  5. Язык. Ведется на государственном языке РФ. Возможна дубликация записей в том случае, если в отдельном субъекте РФ официально установлен свой язык.
  6. Соответствие приказу. Каждая запись в ТК дополняется данными приказа или распоряжения работодателя (датой, номером) и должна строго ему соответствовать. Для этой отметки существует специальная графа.
  7. Сроки внесения. Все изменения вносятся работодателем не позже недельного срока, в случае увольнения – в этот же день.
  8. Порядковый номер. Каждая запись имеет свой номер, который проставляется в одноименной графе. Нумерация сведений и коррективов производится последовательно, друг за другом.
  9. Ознакомление сотрудников с записями. С любой записью, вносимой работодателем в ТК, должен быть ознакомлен работник. При этом дубликат записи вноситься в личную карточку сотрудника и подтверждается его подписью.
  10. Лица, ответственные за ведение документа. За ведение отвечают сотрудники, назначенные работодателем. В случае отсутствия официально уполномоченного лица или кадрового отдела, предприятию грозит юридическая или административная ответственность в виде штрафа или приостановления деятельности.

Правила хранения трудовых книжек: сроки

Условия хранения и учета отдельно прописаны законодательством. Организация должна вести книги учета трудовых и бланков. Нарушение данного постановления грозит наложением крупного штрафа на работодателя.

  1. Книга учета движения ТК. В книгу вносятся сведения о приеме сотрудника, его личные данные, указанные в ТК, должность, место работы, реквизиты документов, на основании которых работник был принят в организацию. Все листы прошиваются, нумеруются, подписываются работодателем. Срок ее хранения составляет 75 лет.
  2. Приходно-расходная книга учета бланков. Фиксирует все операции, связанные с бланками ТК (приобретение, расходы), их номера и серии, стоимость. Организация хранит ее в течение 5 лет, по истечении времени данные уничтожаются.
  3. Невостребованные ТК. Невостребованные работником или его родственниками ТК (в случае смерти сотрудника), должны храниться в организации 75 лет.

Ключевые моменты оформления ТК

Титульный лист

Содержит персональную информацию о работнике:

  1. ФИО, дата рождения (в соответствии с паспортными данными).
  2. Полные сведения, содержащие информацию по образованию (допустимо дальнейшие дополнение пункта).
  3. Специальность или профессия (не прописываются вместе).
  4. Фиксируется датой заполнения и подписью работодателя и сотрудника.

Сведения о приеме на работу:

  1. Проставляется порядковый номер записи.
  2. Прописывается полное название предприятия, учреждения или другого объекта трудоустройства.
  3. Указывается отдел, в который работает сотрудник, его должность, профессия.
  4. Вносится наименование и дата документа (приказ, постановление), по которому принят работник.

Записи о переводах:

  • В случае, когда перевод производится внутри предприятия, указывается причина перевода и новое место работы.
  • Если речь идет о переводе в другую организацию, обозначается инициатор действия, согласованность сторон.
  • Во время приема на новое место работы указывается факт перевода.

Увольнение:

  • При увольнении сотрудника указывается реальная причина (несоблюдение обязанностей, по собственному желанию, в связи с переводом и другие).
  • Работодатель должен дополнить данные статьей, соответствующей ТК РФ, по которой осуществляется увольнение.
  • Все записи подтверждаются печатью предприятия, подписями ответственных лиц и самого сотрудника.
Совместительство: ТК ведется в основном месте работы. По просьбе работника указываются данные о совместительстве, с условием предоставления документов, подтверждающих этот факт.

Как правильно заверить копию

  1. Каждая страница заверяется уполномоченным сотрудником и помечается записью о том, что копия верна.
  2. В ксерокопии указывается дата и должность работника на момент создания.
  3. Печать работодателя проставляется на каждой странице копии книжки, в том числе и на записи «копия верна».

1. Дубликат

Оформляется так же, как трудовая книжка. В нее заносятся только подтвержденные факты трудового стажа и различные сведения с последнего места работы. Выдается по требованию работника в течение 3 дней.

Информация, содержащаяся в дубликате

  1. Общий трудовой стаж.
  2. Информация о поощрении на последнем месте работы.
  3. В случае подтверждающих документов, вносятся данные о предыдущих местах, периодах работы, должности, профессии, квалификации.
  4. Номера и даты подтверждающих документов.

Основания для выдачи дубликата:

  1. Утеря ТК. В этом случае копия после подачи письменной просьбы о восстановлении документа на последнем месте занятости.
  2. Ненадлежащий вид. Если книжка порванная, промокшая, подгоревшая, испачканная, или имеет другие дефекты, ее владелец вправе обратиться к работодателю за получением дубликата.
  3. Неверные записи. В такой ситуации работнику выдается дубликат, содержащий все сведения из трудовой книжки, кроме недействительных данных, которые не прописываются.

2. Вкладыши

Вставляются в документ тогда, когда не хватает листов для заполнения. Считаются действительными в сопровождении основного документа, фиксирующего наличие вкладышей.

3. Ошибки

Перечеркивания, помарки, использование корректоров недопустимы:

  1. Для исправления неверной записи вносится изменение, которому присваивается следующий порядковый номер.
  2. Исправления вносятся работодателем, которым допущена ошибка. Остальные работодатели обладают подобным правом только при наличии заверенных документов, подтверждающих ошибку (архивные справки, копии трудового договора).

Алгоритм внесения записей об ошибках:

  1. В первой графе проставляется правильная запись.
  2. Во второй – дата исправления.
  3. В следующей графе указывается, какая именно запись исправлена и считается ошибочной.
  4. В четвертой графе обозначается дата и номер приказа, по которому были внесены изменения.

Нюансы заполнения трудовой книжки ИП

По закону, индивидуальный предприниматель является работодателем, то есть он обязан вести трудовые своих работников в соответствии с установленными нормами. Оформлять книжку на самого себя предпринимателям запрещено. До тех пор, пока гражданин числится ИП, ему начисляется трудовой стаж.

В случае если ИП устраивается на работу, его трудовая книжка заполняется в соответствии с общепринятыми правилами.

Нюансы заполнения ТК, если работодатель – физическое лицо

Для граждан, работающих на работодателя, представляющего физическое лицо, существуют свои особенности ведения документа:

  1. Трудовая книжка не хранится в отделе кадров предприятия, а остается у владельца на руках.
  2. Все договоры, на основании которых вносятся изменения (прием на работу, увольнение), регистрируются в службе занятости.
  3. Все записи подтверждаются подписью и печатью не только работодателя, но и представителя государственной службы занятости, наделенного соответствующими полномочиями.

Владелец книжки должен знать, как правильно ведется, хранится и содержится этот документ. Подобные знания гарантируют отсутствие дальнейших проблем, связанных с ТК, при устройстве на новое место работы и получении пенсии.

О admin

Оставить комментарий

x

Check Also

Как получить статус многодетной семьи в 2018 году

Как получить статус и удостоверение многодетной семьи в 2018 году Законодательство устанавливает, что любая многодетная семья может рассчитывать на дополнительную социальную поддержку от государства. Обычно документом, подтверждающим статус подобной семьи, ...

Как сдать в аренду комнату в квартире или в коммуналке

Как сдать комнату в квартире в аренду Почему возникает необходимость сдачи комнаты в квартире? Достаточно часто родственники имеют в долевой собственности часть квартиры. При этом из-за различных неурядиц им приходится ...

Права и обязанности участкового

Права, обязанности и полномочия участкового Раньше все жильцы района знали своего участкового полиции лично. Те времена давно прошли. Сегодня многие даже не знают местонахождение участкового пункта полиции и фамилию своего ...

Программа рефинансирования потребительских и ипотечных кредитов в 2018 году

Рефинансирование потребительского и ипотечного кредита, процентная ставка в 2018 году Программа рефинансирования ипотечных кредитов часто является настоящим спасением для заемщиков, а для некоторых — единственным выходом из сложившейся ситуации. Дело ...

Продажа квартиры с несовершеннолетними детьми в 2018 году – собственником с долей Москва

Продажа квартиры с несовершеннолетним собственником в 2018 году Продажа квартиры с несовершеннолетним собственником 2018, порой вызывает определенные трудности. Когда ребенок собственник квартиры, то все сделки по распоряжению жильем могут заключать ...

Градостроительный план земельного участка

Получение градостроительного плана земельного участка Если вы решили возвести постройку на земельном участке, то придется получить градостроительный план земельного участка, образец за 2017 год смотрите ниже. Данный документ содержит исчерпывающую ...

Наказание за уклонение от службы в армии в 2018 году

Уголовная ответственность за уклонение от воинской службы в 2018 году Действующим законодательством предусмотрена ответственность за уклонение от воинской службы. При этом уклонение от армии – это многозначное понятие, которое включает ...

Признание человека недееспособным

Как признать человека недееспособным? Недееспособный гражданин — это неспособность своими действиями приобретать и осуществлять гражданские права, создавать для себя гражданские обязанности и исполнять их. Как признать человека недееспособным? Как признать ...

Учебный отпуск оплата и оформление 2018, образец заявления на учебный отпуск

Учебный отпуск, оплата и оформление 2018 год, образец заявления на учебный отпуск Сегодня многим студентам прожить на одну стипендию невозможно, поэтому с первых курсов им приходится совмещать обучение в ВУЗе ...

Минэкономразвития формы для признания гражданина банкротом

Минэкономразвития издан приказ от 5 августа 2015 года № 530 «Об утверждении форм документов, представляемых гражданином при обращении в суд с заявлением о признании банкротом».

Врачебная ошибка, статьи УК РФ

Врачебная ошибка, статья УК РФ: куда обращаться и как доказать врачебную халатность Как доказать врачебную ошибку, статьи в УК РФ. Какие сроки исковой давности, а также судебная практика. Достаточно часто ...

Кто имеет право останавливать транспортные средства? Где имеют право останавливать сотрудники ГИБДД

В каких случаях ГИБДД имеет право останавливать транспортные средства? В каких случаях ГИБДД имеет право останавливать транспортное средство? Где имеют право останавливать сотрудники ГИБДД? Помимо инспекторов, кто имеет право останавливать ...

Как узнать когда будет капремонт дома

Как узнать когда будет капремонт дома, график капремонта многоквартирных домов Капитальный ремонт многоквартирных домов проводится, когда оборудование или конструкции строений повреждены, изношены, неисправны, или пользование ими не соответствует требованиям безопасности. ...

Как снять с учета в ГИБДД и утилизировать автомобиль без документов в 2018 году

Как утилизировать автомобиль без самого автомобиля в ГИБДД, как его снять с учета без документов в 2018 году В 2012 году перестала действовать субсидируемая государством утилизация автомобилей. В соответствии с ...

Утилизационный сбор на автомобили и спецтехнику в 2018 году

Утилизационный сбор на автомобили и спецтехнику в 2018 году, расчет Из анализа положений статьи 24.1 Федерального закона от 24 июня 1998 года № 89-ФЗ «Об отходах производства и потребления» (далее ...

Содержание и текущий ремонт жилья: что входит

Текущий ремонт подъезда многоквартирного дома Что это такое текущий ремонт помещения? Различия: текущий ремонт и капитальный ремонт. Ремонт крыши и замена дверей — это текущий или капитальный ремонт? Текущий ремонт ...

Как правильно оплачивать госпошлину

Порядок оплаты госпошлины и ее возврата Государственная пошлина – особый сбор, который взимается при обращении его плательщиков в различные органы либо к должностным лицам за совершением каких-либо действий, имеющих юридическую ...

Как и где получить ИНН: заявление, бланк, документы

Как и где получить ИНН физическому лицу: заявление на получение, бланк ИНН, какие документы нужны в налоговой? Как получить бланк ИНН в налоговой инспекции физическому лицу? Приходим в территориальный департамент ...

Как зарегистрироваться в личном кабинете налогоплательщика

Как зарегистрироваться в личном кабинете налогоплательщика Как создать личный кабинет налогоплательщика для физических лиц? Регистрация в личном кабинете налогоплательщика. Из положения пункта 1 статьи 11.2 Налогового кодекса РФ (далее – ...

Порядок оплаты коммунальных услуг

Оплата коммунальных услуг без проблем! Согласно формулировкам статьи 154 Жилищного кодекса РФ (далее – ЖК РФ) в состав платы за жилье включается оплата коммунальных услуг. Для нанимателя жилья в состав ...

Получение водительского удостоверения (госуслуги), какие документы нужны для получения прав в 2018 году

Получение водительского удостоверения: процедура и документы в 2018 году Водительское удостоверение – документ, который подтверждает право лица на управление средствами транспорта соответствующих категорий. Чтобы приобрести такое право, необходимо сдать экзамены ...

Международное водительское удостоверение, получение прав международного образца в 2018 году

Порядок получения международного водительского удостоверения в 2018 году Чтобы получить возможность беспрепятственно управлять автомобилем в другом государстве, потребуется международное водительское удостоверение. Хотя Россия и является участником Венской конвенции о дорожном ...

Как организовать и провести свадьбу за границей

Как правильно организовать и провести свадьбу за границей? Свадьба должна стать незабываемым событием и пройти на высшем уровне. Так думают, пожалуй, все влюбленные. Сегодня молодые люди имеют массу возможностей, чтобы ...

Как получить вид на жительство в России в 2018 году

Как получить вид на жительство в России в 2018 году, продление вида на жительство Как продлить вид на жительство и какие нужны документы на вид на жительство? Вид на жительство ...

Рейтинг@Mail.ru

=1; adformat=''; fontsize=1.2; fontfamily='arial'; 'vertical'; 1;

linksunderline = '2666B6'; '333333';

'FF0000'; sitelinkscolor='2666B6';

('

=1; adformat=''; fontsize=1.2; fontfamily='arial'; 'vertical'; 2;

linksunderline = 'CC0000'; '333333';

'FF0000'; sitelinkscolor='FF0000';

('

=1; adformat=''; fontsize=1.2; fontfamily='arial'; 'vertical'; 2;

linksunderline = 'CC0000'; '333333';

'FF0000'; sitelinkscolor='FF0000';

('(function(w,doc){ if(!w.utlWdgt){ w.utlWdgt = var d=doc, s=d.createElement('script'), g='getElementsByTagName'; s.='text/javascript'; s.charset='UTF-8'; s.async = s.src=('https:'==w.location.protocol ? 'https':'http') + '://w.uptolike.com/widgets/v1/uptolike.js'; var h=d[g]('body')[0]; h.appendChild(s); }})(window,document);