Главная 24 Ваш юрист 24 Примерная номенклатура дел образовательного учреждения

Примерная номенклатура дел образовательного учреждения

Типовая номенклатура дел образовательного учреждения

Типовая номенклатура дел образовательного учреждения играет роль документа, который включает в себя список бумаг, образующихся в ходе деятельности организации. О том, какие требования предъявляются к содержанию номенклатуры и как ее правильно составить, расскажем в статье.

Что представляет собой номенклатура дел образовательного учреждения?

Деятельность любого предприятия предполагает документальную составляющую, в которую включаются как внешние документы (например, письма от партнеров), так и внутренние, непосредственно касающиеся существования самой организации (приказы, переписка, локальные акты и т. д.). На сотрудников, которые составляют бумаги, возлагается обязанность по сохранению их в надлежащем состоянии и последующей сдаче в архив для хранения.

Для упорядочивания документального фонда образовательной организации разрабатывается соответствующая номенклатура, которая представляется собой систематизированный перечень дел, которые имеются в производстве.

Согласно п. 3.4.4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, выделяется 3 вида номенклатуры:Примерная номенклатура дел образовательного учреждения

  1. Типовая. Этот вид утверждается на уровне нормативного акта и обязателен для применения в однотипных организациях (например, дошкольных образовательных учреждениях). Как правило, отхождение от утвержденного текста при составлении номенклатуры в конкретном учреждении образования нежелательно, но допустимо с учетом имеющихся особенностей деятельности.
  2. Примерная. Указывает на приблизительный список дел, который может быть включен в номенклатуру предприятия. Положения документа носят рекомендательный характер и необязательны к применению.
  3. Индивидуальная. Это номенклатура, которая утверждается в организации. При ее составлении могут быть использованы положения типовой и примерной номенклатур.

В образовательной организации может быть разработана сводная номенклатура всех дел, в состав которой включаются списки дел по структурным подразделениям (должны быть разработаны на едином бланке в аналогичной форме).

Законодателем не утверждено типовой номенклатуры для всех образовательных организаций. Если при этом не имеется и примерной формы документа, работодатель вправе ее разработать и принять соответствующим локальным актом.

Номенклатура дел образовательной организации является основным учетным документом в производстве, обеспечивая:

  • закрепление индексации дел, которая может применяться при проведении регистрационных действий с документами;
  • систематизацию бумаг;
  • включение сведений о сроках хранения документов;
  • учет дел временного (до 10 лет) и постоянного (свыше 10 лет) хранения.

Как правило, разработкой номенклатуры документального фонда занимается сотрудник отдела делопроизводства, хотя эта обязанность может быть возложена и на кого-нибудь другого. Руководитель должен лишь издать соответствующий приказ, определяющий сферу ответственности, или прописать данную обязанность в должностной инструкции служащего.

При рассмотрении вопроса формирования номенклатуры в образовательном учреждении мы будет опираться на 2 нормативных акта:

  1. «Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
  2. Письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях».

Как составляется номенклатура дел образовательного учреждения на 2016 год?

Номенклатура представляет собой документ, оформленный в письменном виде или с использованием технических средств. Она составляется на фирменном бланке организации и визируется руководителем архива (либо иным должностным лицом, в чьи обязанность входит ведение архива), после чего утверждается руководителем образовательной организации.

После того как документ будет принят, все начальники структурных подразделений должны получить выписки из документа о том, как они должны использовать в работе его разделы. При необходимости работодатель может утвердить локальным актом методические рекомендации по работе с номенклатурой и довести их до сведения всех работников предприятия.

ПРИМЕЧАНИЕ: номенклатура утверждается на каждый календарный год, поэтому разработкой документа необходимо заняться не позднее 4 квартала текущего года.

Структура номенклатуры дел

Номенклатура включает графы, отражающие следующую информацию:

  1. Индекс дела. Здесь указывается цифровой код, который получается путем присоединения кода структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела. Обозначение производится через дефис арабскими цифрами (например, 04-03). Желательно иметь одинаковые индексы для однотипных документов. Например, индекс 03 для приказов по основной деятельности, 04 — для кадровых и т. п. Меняться в цифровом коде в таком случае будет только порядковый номер: 03-01, 03-02, 03-04 и т. д.
  2. Заголовки дел. Структура данного раздела зависит от важности документа. В частности, если речь идет о нормативных актах, то они должны быть на первом месте. Далее идут приказы/распоряжения руководителя учреждения и плановые и отчетные бумаги.

Все заголовки, используемые в данной графе, должны иметь четкую направленность, а не содержать общих фраз. Например, неправильным будет указание вида «разные материалы», правильно — «материалы по строительству моста». В процессе оформления дела все подзаголовки могут быть откорректированы применительно к конкретной категории документов.

  1. Количество дел (томов или частей, если номенклатура объемная). Данная графа должна быть заполнена в конце года. Ограничений по количеству томов нет, т. к. оно зависит от объема имеющейся документации.
  2. Срок хранения дел. Если нормативным актом не установлено срока для конкретного документа, то решение об этом принимает соответствующее архивное учреждение.
  3. Примечания. В этой графе указываются все движения дел, в том числе дела, которые были уничтожены или переданы в другую организацию.

В конце номенклатуры по окончании года должна быть прописана информация о том, сколько дел было заведено. При необходимости или по требованию эти сведения сообщаются в архив.

Как происходит формирование дел в номенклатуре?

Как правило, группировкой дел занимается канцелярия образовательного учреждения. Документы в одном деле должны быть между собой связаны. При этом речь идет только о документах: включение черновиков, копий, вырезок из печатных изданий в состав дела недопустимо.

Все документы должны быть расположены в хронологическом порядке. В деле содержатся только бумаги, которые были сформированы за календарный год. Исключение составляют лишь переходящие дела, связанные с вопросами, решающимися в течение нескольких лет (например, речь может идти о судебных делах).

В п. 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций законодатель выделяет ряд условий, которые должны соблюдаться при формировании дел:

  1. Документы, которые относятся к постоянному и временному хранению, должны быть собраны в отдельные тома.
  2. В деле может содержаться только 1 экземпляр каждого документа.
  3. Дело может включать не более 250 листов, его общая толщина должна быть не более 4 см.
  4. Приложения должны находиться рядом с документами, к которым они относятся, вне зависимости от даты их издания (например, речь может идти о внесении изменений в приказ по общей деятельности).

Законодатель выделяет несколько групп документов, которые встречаются в деятельности образовательной организации:

  • распорядительные документы;
  • приказы по основной деятельности;
  • приказы по личному составу;
  • протоколы;
  • планы, отчеты, сметы.

Если речь идет о личных делах служащих, то бумаги в каждом из них должны располагаться в следующем порядке:

  1. Заявление о трудоустройстве.
  2. Направление (если оно имеется).
  3. Анкета.
  4. Лист учета кадров.
  5. Биография, написанная сотрудником.
  6. Документы, касающиеся полученного образования.
  7. Аттестационный лист.
  8. Выписки из приказов, согласно которым работник назначается на должность, перемещается внутри организации или увольняется.
  9. Иные документы.

ДЛЯ СПРАВКИ: если в деле для номенклатуры имеется переписка, то собирать ее надо в формате «запрос — ответ».

Образец примерной номенклатуры дел

Приложение № 17 к письму Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» содержит образец номенклатуры дел.

ДЛЯ СПРАВКИ: в связи с тем, что данным письмом утвержден образец примерной номенклатуры для образовательных учреждений, организация вправе вносить корректировки в предлагаемый вариант и утверждать свой образец. Сделать это (обязательно согласование с архивным учреждением!) можно соответствующим локальным актом.

Составлять номенклатуру необходимо на бланке учреждения. В верхнем левом углу ставится штамп (или печатается таблица) с надписью «Утверждаю» и ставится дата с подписью уполномоченного лица (как правило, директора). Далее посередине листа прописывается большими буквами слово «НОМЕНКЛАТУРА», указывается место составления и ее номер. Ниже поясняется, на какой год принят документ.

Сама номенклатура составляется в форме таблицы, которая начинается с графы «Название раздела», после чего идут столбцы (по порядку, начиная с левого края):

  1. Индекс дела.
  2. Заголовок дела.
  3. Количество дел.
  4. Срок хранения дела.
  5. Примечания.

Ниже указывается должность сотрудника, который составил номенклатуру, и ставится его подпись с указанием расшифровки. На следующей строке ставится подпись ответственного за ведение архива.

Номенклатура дел учреждения дополнительного образования

Министерством образования РФ письмом от 29.09.2000 № 711/28-16 была утверждена примерная номенклатура дел, которая используется в учреждениях дополнительного образования детей.

Документ состоит из таблицы, в которой всего 3 графы:

  1. Порядковый номер.
  2. Название дела.
  3. Срок хранения.

Сроки хранения документов в этом случае следующие:

  • устав учреждения — постоянно;
  • лицензия на осуществление образовательной деятельности — 5 лет;
  • личные дела сотрудников — 75 лет;
  • штатное расписание — постоянно;
  • журнал регистрации больничных листов — 3 года;
  • трудовые книжки — до востребования;
  • переписка — 3 года и т. д.

Примерная номенклатура в данном случае определяет в большинстве своем сроки хранения документов, которые обязательны для исполнения в указанных образовательных организациях.

Когда должна обновляться номенклатура дел?

Номенклатура дел составляется на 1 календарный год и вступает в действие с 1 января следующего года. Но помимо этого дела могут обновляться и в течение периода. Речь идет о ситуациях, когда коррективы вносятся в структуру организации или штатное расписание. При этом все изменения должны быть согласованы с архивным учреждением.

ВАЖНО! Если образец номенклатуры был утвержден локальным актом и в номенклатуру вносились изменения, они должны быть задокументированы.

Каждое образовательное учреждение обязано иметь свою номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом специфики документооборота в организации. В документе должны быть отражены все бумаги, которые касаются деятельности учреждения за календарный год. Сведения в номенклатуре отражаются в хронологическом порядке путем указания заголовков дел и сроков их хранения.

О admin

x

Check Also

Что признается ненормативной лексикой?

Что признается ненормативной лексикой? Ненормативная лексика — это понятие, которое постоянно фигурирует в межличностном общении, средствах массовой информации, но при этом далеко не каждый может объяснить, что же это такое. ...

Что признается доказательствами трудового стажа?

Что признается доказательствами трудового стажа? Доказательства трудового стажа позволяют точно установить продолжительность временных отрезков, на протяжении которых работник исполнял трудовую функцию. В настоящее время понятие трудового стажа фактически упразднено, а ...

Что представляют собой прямые и косвенные налоги?

Прямые и косвенные налоги Деление налогов на косвенные и прямые не оказывает влияние на деятельность предпринимателя, но знать о видах налогов стоит, чтобы знать, кому люди отчисляют денежные средства. Обладая ...

Что представляет собой право на забвение?

Что представляет собой право на забвение? Право на забвение граждане России получат с 1 января 2016 года. Именно тогда начнут действовать новые законодательные нормы, позволяющие гражданам РФ требовать удаления из ...

Что положено малоимущим

Что положено малоимущим Чем государство помогает малоимущим ? Федеральный закон от 17 июля 1999 г. N 178-ФЗ «О государственной социальной помощи» предусматривает следующие виды материальной помощи малоимущим семьям от государства ...

Что показали парламентские слушания по пенсионной реформе

Что показали парламентские слушания по пенсионной реформе Президент РФ В. Путин, единожды высказавшийся о волнующей всю страну перспективе увеличения пенсионного возраста, продвигаемого правительством, обещал народу всестороннюю дискуссию до принятия окончательного ...

Что по определению является холодным оружием?

Что по определению является холодным оружием? Холодное оружие (определение которого содержится в законе от 13.12.1996 № 150-ФЗ «Об оружии») на сегодняшний день является одним из самых спорных видов оружий. Связано ...

Что по закону является оскорблением чувств верующих?

Что по закону является оскорблением чувств верующих? Изменения в российском законодательстве, ужесточающие ответственность за оскорбление чувств верующих, оставляют немало вопросов. Что именно является оскорблением, верующие каких вероисповеданий пользуются особой защитой ...

Что относится к преступлениям против личности?

Что относится к преступлениям против личности? Преступления против личности — самый большой и разнообразный раздел Уголовного кодекса РФ. В него включены нормы, устанавливающие ответственность за посягательства на безопасность личности со ...

Что относится к оружию самообороны? Можно ли использовать без лицензии?

Что относится к оружию самообороны? Можно ли использовать без лицензии? Оружие самообороны – это один из видов гражданского оружия. К нему относятся: огнестрельное гладкоствольное длинноствольное оружие, огнестрельное оружие ограниченного поражения ...

Что относится к объектам авторского права?

Что относится к объектам авторского права? Объекты авторского права — это окончательный итог интеллектуального, научного, творческого и художественного труда, на который распространяются требования закона об охране авторских прав. Какие плоды ...

Что относится к вредным условия труда?

Что относится к вредным условиям труда? Вредные условия труда — это совокупность факторов производственной деятельности, которые могут негативным образом влиять на здоровье работника. Для определения вредных условий труда производятся соответствующие ...

Что обязательно нужно сделать после покупки квартиры?

Что обязательно нужно сделать после покупки квартиры? Что делать после покупки квартиры, когда радостное событие свершилось, договор купли-продажи подписан и квартира ваша? Обо всех необходимых юридических действиях мы расскажем ниже. ...

Что обязательно должно быть в акте приема-передачи товара (бланк)?

Что обязательно должно быть в акте приема-передачи товара (бланк)? Акт приема-передачи товара относится к документам учета движения товарно-материальных ценностей. Строгой формы такой документ не имеет, однако действующее законодательство устанавливает определенный ...

Что обозначает код вида валютной операции?

Что обозначает код вида валютной операции? Что обозначает код и как он выглядит? Коды видов валютных операций 2018 года закреплены в Приложении № 1 к Инструкции Банка России от 16.08.2017 ...

Что нужно, чтобы стать адвокатом и получить соответствующий статус?

Что нужно, чтобы стать адвокатом и получить соответствующий статус? Что нужно, чтобы стать адвокатом? Этот вопрос интересует студентов юридических факультетов, юристов и просто любознательных людей. Для них эта статья. Кто ...

Что нужно и с чего начать процесс покупки квартиры?

Что нужно и с чего начать процесс покупки квартиры? Что нужно для покупки квартиры? На что обратить внимание в первую очередь? Как правильно оформить сделку? Полные ответы с учетом последних ...

Что нужно для прописки сына

Что нужно для прописки сына? Добрый день! Могу ли я вписать совершеннолетнего сына в свою квартиру без его присутствия? Здравствуйте. Закон о прописке не говорит ни о том что можно ...

Что нужно для прописки временно

Что нужно для прописки временно У меня прописка в Краснодарском крае, временно проживаю в г. Севастополе. В какой орган мне обратиться, чтобы сделать временную регистрацию? Для оформления прописки, нужно, чтобы ...

Что нужно для прописки в частном доме

Что нужно для прописки в частном доме? Мне подарили дом. Документ на право собственности есть. Что дальше? Как прописаться? Вам необходимо подать заявление в ближайший паспортный стол или администрацию территории, ...

Что нужно для прописки в квартиру собственника

Что нужно для прописки в квартиру собственника? Я временно прописана в квартире у родителей. Квартира приватизирована на мать и отца, временная регистрация до 16 июля 2020 года. Могу я сейчас ...

Что нужно для продления лицензии на оружие

Продление лицензии на оружие в 2018 году: что нужно для продления на портале Госуслуги Все больше граждан становятся владельцами различных видов огнестрельных устройств. Прошли времена, когда каждый свободный человек мог ...

Что нужно для оформления и получения СНИЛС (какие документы)?

Что нужно для оформления и получения СНИЛС (какие документы)? Что нужно для получения СНИЛС? Для оформления СНИЛС необходимо ваше желание, определённый набор документов и поход в Пенсионный фонд. Но давайте ...

Что нужно для открытия интернет-магазина?

Что нужно для открытия интернет-магазина? Что нужно для открытия интернет-магазина, в современном мире не загадка. Многие ресурсы с удовольствием делятся явными и неочевидными аспектами открытия и работы торгового предприятия в ...

Рейтинг@Mail.ru