Главная 24 Ваш юрист 24 Примерная номенклатура дел образовательного учреждения

Примерная номенклатура дел образовательного учреждения

Типовая номенклатура дел образовательного учреждения

Типовая номенклатура дел образовательного учреждения играет роль документа, который включает в себя список бумаг, образующихся в ходе деятельности организации. О том, какие требования предъявляются к содержанию номенклатуры и как ее правильно составить, расскажем в статье.

Что представляет собой номенклатура дел образовательного учреждения?

Деятельность любого предприятия предполагает документальную составляющую, в которую включаются как внешние документы (например, письма от партнеров), так и внутренние, непосредственно касающиеся существования самой организации (приказы, переписка, локальные акты и т. д.). На сотрудников, которые составляют бумаги, возлагается обязанность по сохранению их в надлежащем состоянии и последующей сдаче в архив для хранения.

Для упорядочивания документального фонда образовательной организации разрабатывается соответствующая номенклатура, которая представляется собой систематизированный перечень дел, которые имеются в производстве.

Согласно п. 3.4.4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, выделяется 3 вида номенклатуры:Примерная номенклатура дел образовательного учреждения

  1. Типовая. Этот вид утверждается на уровне нормативного акта и обязателен для применения в однотипных организациях (например, дошкольных образовательных учреждениях). Как правило, отхождение от утвержденного текста при составлении номенклатуры в конкретном учреждении образования нежелательно, но допустимо с учетом имеющихся особенностей деятельности.
  2. Примерная. Указывает на приблизительный список дел, который может быть включен в номенклатуру предприятия. Положения документа носят рекомендательный характер и необязательны к применению.
  3. Индивидуальная. Это номенклатура, которая утверждается в организации. При ее составлении могут быть использованы положения типовой и примерной номенклатур.




В образовательной организации может быть разработана сводная номенклатура всех дел, в состав которой включаются списки дел по структурным подразделениям (должны быть разработаны на едином бланке в аналогичной форме).

Законодателем не утверждено типовой номенклатуры для всех образовательных организаций. Если при этом не имеется и примерной формы документа, работодатель вправе ее разработать и принять соответствующим локальным актом.

Номенклатура дел образовательной организации является основным учетным документом в производстве, обеспечивая:

  • закрепление индексации дел, которая может применяться при проведении регистрационных действий с документами;
  • систематизацию бумаг;
  • включение сведений о сроках хранения документов;
  • учет дел временного (до 10 лет) и постоянного (свыше 10 лет) хранения.

Как правило, разработкой номенклатуры документального фонда занимается сотрудник отдела делопроизводства, хотя эта обязанность может быть возложена и на кого-нибудь другого. Руководитель должен лишь издать соответствующий приказ, определяющий сферу ответственности, или прописать данную обязанность в должностной инструкции служащего.

При рассмотрении вопроса формирования номенклатуры в образовательном учреждении мы будет опираться на 2 нормативных акта:

  1. «Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
  2. Письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях».

Как составляется номенклатура дел образовательного учреждения на 2016 год?

Номенклатура представляет собой документ, оформленный в письменном виде или с использованием технических средств. Она составляется на фирменном бланке организации и визируется руководителем архива (либо иным должностным лицом, в чьи обязанность входит ведение архива), после чего утверждается руководителем образовательной организации.




После того как документ будет принят, все начальники структурных подразделений должны получить выписки из документа о том, как они должны использовать в работе его разделы. При необходимости работодатель может утвердить локальным актом методические рекомендации по работе с номенклатурой и довести их до сведения всех работников предприятия.

ПРИМЕЧАНИЕ: номенклатура утверждается на каждый календарный год, поэтому разработкой документа необходимо заняться не позднее 4 квартала текущего года.

Структура номенклатуры дел

Номенклатура включает графы, отражающие следующую информацию:

  1. Индекс дела. Здесь указывается цифровой код, который получается путем присоединения кода структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела. Обозначение производится через дефис арабскими цифрами (например, 04-03). Желательно иметь одинаковые индексы для однотипных документов. Например, индекс 03 для приказов по основной деятельности, 04 — для кадровых и т. п. Меняться в цифровом коде в таком случае будет только порядковый номер: 03-01, 03-02, 03-04 и т. д.
  2. Заголовки дел. Структура данного раздела зависит от важности документа. В частности, если речь идет о нормативных актах, то они должны быть на первом месте. Далее идут приказы/распоряжения руководителя учреждения и плановые и отчетные бумаги.

Все заголовки, используемые в данной графе, должны иметь четкую направленность, а не содержать общих фраз. Например, неправильным будет указание вида «разные материалы», правильно — «материалы по строительству моста».

В процессе оформления дела все подзаголовки могут быть откорректированы применительно к конкретной категории документов.

  1. Количество дел (томов или частей, если номенклатура объемная). Данная графа должна быть заполнена в конце года. Ограничений по количеству томов нет, т. к. оно зависит от объема имеющейся документации.
  2. Срок хранения дел. Если нормативным актом не установлено срока для конкретного документа, то решение об этом принимает соответствующее архивное учреждение.
  3. Примечания. В этой графе указываются все движения дел, в том числе дела, которые были уничтожены или переданы в другую организацию.




В конце номенклатуры по окончании года должна быть прописана информация о том, сколько дел было заведено. При необходимости или по требованию эти сведения сообщаются в архив.

Как происходит формирование дел в номенклатуре?

Как правило, группировкой дел занимается канцелярия образовательного учреждения. Документы в одном деле должны быть между собой связаны.

При этом речь идет только о документах: включение черновиков, копий, вырезок из печатных изданий в состав дела недопустимо.

Все документы должны быть расположены в хронологическом порядке. В деле содержатся только бумаги, которые были сформированы за календарный год.

Исключение составляют лишь переходящие дела, связанные с вопросами, решающимися в течение нескольких лет (например, речь может идти о судебных делах).

В п. 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций законодатель выделяет ряд условий, которые должны соблюдаться при формировании дел:

  1. Документы, которые относятся к постоянному и временному хранению, должны быть собраны в отдельные тома.
  2. В деле может содержаться только 1 экземпляр каждого документа.
  3. Дело может включать не более 250 листов, его общая толщина должна быть не более 4 см.
  4. Приложения должны находиться рядом с документами, к которым они относятся, вне зависимости от даты их издания (например, речь может идти о внесении изменений в приказ по общей деятельности).

Законодатель выделяет несколько групп документов, которые встречаются в деятельности образовательной организации:

  • распорядительные документы;
  • приказы по основной деятельности;
  • приказы по личному составу;
  • протоколы;
  • планы, отчеты, сметы.

Если речь идет о личных делах служащих, то бумаги в каждом из них должны располагаться в следующем порядке:

  1. Заявление о трудоустройстве.
  2. Направление (если оно имеется).
  3. Анкета.
  4. Лист учета кадров.
  5. Биография, написанная сотрудником.
  6. Документы, касающиеся полученного образования.
  7. Аттестационный лист.
  8. Выписки из приказов, согласно которым работник назначается на должность, перемещается внутри организации или увольняется.
  9. Иные документы.




ДЛЯ СПРАВКИ: если в деле для номенклатуры имеется переписка, то собирать ее надо в формате «запрос — ответ».

Образец примерной номенклатуры дел

Приложение № 17 к письму Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» содержит образец номенклатуры дел.

ДЛЯ СПРАВКИ: в связи с тем, что данным письмом утвержден образец примерной номенклатуры для образовательных учреждений, организация вправе вносить корректировки в предлагаемый вариант и утверждать свой образец. Сделать это (обязательно согласование с архивным учреждением!) можно соответствующим локальным актом.

Составлять номенклатуру необходимо на бланке учреждения. В верхнем левом углу ставится штамп (или печатается таблица) с надписью «Утверждаю» и ставится дата с подписью уполномоченного лица (как правило, директора).

Далее посередине листа прописывается большими буквами слово «НОМЕНКЛАТУРА», указывается место составления и ее номер. Ниже поясняется, на какой год принят документ.

Сама номенклатура составляется в форме таблицы, которая начинается с графы «Название раздела», после чего идут столбцы (по порядку, начиная с левого края):

  1. Индекс дела.
  2. Заголовок дела.
  3. Количество дел.
  4. Срок хранения дела.
  5. Примечания.

Ниже указывается должность сотрудника, который составил номенклатуру, и ставится его подпись с указанием расшифровки. На следующей строке ставится подпись ответственного за ведение архива.

Номенклатура дел учреждения дополнительного образования

Министерством образования РФ письмом от 29.09.2000 № 711/28-16 была утверждена примерная номенклатура дел, которая используется в учреждениях дополнительного образования детей.

Документ состоит из таблицы, в которой всего 3 графы:

  1. Порядковый номер.
  2. Название дела.
  3. Срок хранения.




Сроки хранения документов в этом случае следующие:

  • устав учреждения — постоянно;
  • лицензия на осуществление образовательной деятельности — 5 лет;
  • личные дела сотрудников — 75 лет;
  • штатное расписание — постоянно;
  • журнал регистрации больничных листов — 3 года;
  • трудовые книжки — до востребования;
  • переписка — 3 года и т. д.

Примерная номенклатура в данном случае определяет в большинстве своем сроки хранения документов, которые обязательны для исполнения в указанных образовательных организациях.

Когда должна обновляться номенклатура дел?

Номенклатура дел составляется на 1 календарный год и вступает в действие с 1 января следующего года. Но помимо этого дела могут обновляться и в течение периода. Речь идет о ситуациях, когда коррективы вносятся в структуру организации или штатное расписание.

При этом все изменения должны быть согласованы с архивным учреждением.

ВАЖНО! Если образец номенклатуры был утвержден локальным актом и в номенклатуру вносились изменения, они должны быть задокументированы.

Каждое образовательное учреждение обязано иметь свою номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом специфики документооборота в организации. В документе должны быть отражены все бумаги, которые касаются деятельности учреждения за календарный год.

Сведения в номенклатуре отражаются в хронологическом порядке путем указания заголовков дел и сроков их хранения.

О admin

x

Check Also

Реестр некоммерческих организаций Минюста

Реестр некоммерческих организаций Минюста Как Минюст России ведет реестр НКО Реестр НКО размещен на официальном сайте Минюста России (http://unro.minjust.ru/NKOs.aspx). В нем содержатся сведения обо всех зарегистрированных некоммерческих организациях. Данные постоянно ...

Реестр закупок малого объема

Реестр закупок малого объема Малые закупки Понятие «малые закупки» бытовое, поскольку данный термин ни в одном действующем нормативном правовом акте не упоминается. Под закупками такого типа понимается частный случай размещения ...

Регистрация частного дома: отказ в получении адреса

Регистрация частного дома: отказ в получении адреса Имею на руках кадастровый паспорт на дом, тех.план, тех.паспорт 2016 г. Участок в собственности под индивидуальное строительство. Мне отказали в приеме документов на ...

Регистрация частного дома в собственность

Регистрация частного дома в собственность в 2017 году Регистрация частного дома в собственность в 2017 году производится иначе, чем ранее, поскольку кадастровый учет и регистрация прав на недвижимость теперь осуществляются ...

Регистрация фирменного наименования

Порядок и особенности процедуры регистрации фирменного наименования Фирменное наименование — где регистрируется и что это такое В соответствии с действующим законодательством (ст. 54, § 1 гл. 76 Гражданского кодекса РФ), ...

Регистрация ТСЖ в 2018 году: порядок действия, этапы, особенности

Порядок регистрации ТСЖ Весь процесс регистрации ТСЖ занимает прохождение трех этапов: Принятие решения об организации ТСЖ. Собрание жильцов и проведение голосования. Сам процесс регистрации. Перед тем, как сформировать товарищество, важно ...

Регистрация товарного знака

Регистрация товарного знака — пошаговая инструкция Информация, которую необходимо знать перед тем, как зарегистрировать товарный знак Затрачивая немалые финансовых и временных ресурсов на продвижение продукции на рынке, производитель должен помнить ...

Регистрация собственности по новому законодательству

Регистрация собственности по новому законодательству 2017 года Регистрация собственности по новому законодательству от 2017 года стала быстрее. Но помимо сокращения сроков произошли и другие изменения. Какие именно — читайте в ...

Регистрация права собственности на недвижимость в МФЦ

Регистрация права собственности на недвижимость в МФЦ Регистрация собственности в МФЦ (многофункциональном центре) имеет как преимущества, так и недостатки. О них, а также обо всех особенностях этого способа регистрации читайте ...

Регистрация права собственности на недвижимость (сроки)

Регистрация права собственности на недвижимость (сроки) Регистрация права собственности на недвижимость – определенная законом необходимая процедура, призванная подтвердить переход права собственности на дома, квартиры, участки земли, дачи, гаражи и иное ...

Регистрация права собственности на квартиру по наследству

Регистрация права собственности на квартиру по наследству Регистрация права собственности на квартиру по наследству необходима для официального закрепления права собственности на жилое помещение. О том, как происходит такая регистрация, вам ...

Регистрация права собственности на квартиру

Регистрация права собственности на квартиру в 2018 году: документы и как оформить квартиру в собственность в МФЦ Оформление собственности на квартиру – довольно трудная процедура, с которой сталкивается каждый собственник ...

Регистрация права собственности на земельный участок в Росреестре

Регистрация права собственности на земельный участок в Росреестре Росреестр регистрацию права собственности на земельный участокосуществляет по-прежнему. Однако обновленное регистрационное законодательство сделало оформление права на землю более быстрым. Посмотрим, за счет ...

Регистрация права оперативного управления на недвижимость

Регистрация права оперативного управления на объекты недвижимости Источники правового регулирования вопроса Государственная услуга по регистрации права оперативного управления по состоянию на 2018 год не имеет утвержденного административного регламента, поэтому регулирование ...

Регистрация НКО (некоммерческой организации)

Пошаговая инструкция по регистрации некоммерческой организации (НКО) Как регламентируется процедура регистрации Государственную регистрацию НКО координируют несколько правовых источников: Гражданский кодекс РФ (далее — ГК РФ) определяет общие постулаты о регистрации ...

Регистрация наименования места происхождения товара

Регистрация наименования места происхождения товара Что собой представляет и в течение какого срока действует регистрация наименования места происхождения товара В силу п. 1 ст. 1516 ГК РФ НМПТ представляет собой ...

Регистрация логотипа — порядок и особенности процедуры

Регистрация логотипа — порядок и особенности процедуры Понятие торгового знака и логотипа компании по российскому законодательству «Торговый знак» или «торговая марка» в России — термины сугубо теоретические, и потому могут ...

Регистрация квартиры в собственность в новостройке

Регистрация квартиры в собственность в новостройке Регистрация квартиры в собственность в новостройке производится по общим правилам — специфика для данного объекта заключается в особых правоустанавливающих документах, а также в том, ...

Регистрация кассы онлайн в налоговой — пошаговая инструкция

Регистрация кассы онлайн в налоговой — пошаговая инструкция В какие сроки требуется постановка на учет ККМ Для начала определимся, в какие сроки регистрация онлайн-кассы в налоговой должна быть осуществлена. Со ...

Регистрация кассового аппарата обособленного подразделения

Регистрация кассового аппарата обособленного подразделения Регистрация кассового аппарата обособленного подразделения — процедура обязательная для большинства организаций, ведущих предпринимательскую деятельность через такие подразделения. В предлагаемом нами материале рассмотрены некоторые изменения в ...

Регистрация ипотеки в Росреестре: на что обратить внимание?

Регистрация ипотеки в Росреестре: на что обратить внимание? Регистрация ипотеки в Росреестре согласно ФЗ «Об ипотеке (залоге недвижимости)» от 16.07.1998 № 102-ФЗ является обязательной процедурой. При регистрации ипотеки в Росреестре ...

Регистрация доменного имени — пошаговая инструкция

Регистрация доменного имени — пошаговая инструкция Регистрация доменного имени — необходимое действие для начала его использования. О том, что нужно сделать для успешного прохождения регистрации и что может потребоваться при ...

Регистрация дома по дачной амнистии: порядок оформления

Регистрация дома по дачной амнистии 2018 года: как оформить Регистрация дома по дачной амнистии в 2018 г. дает возможность с минимальными финансовыми и временными затратами оформить право собственности для совершения ...

Регистрация двойного гражданства в УФМС: что нужно и какова процедура?

Регистрация двойного гражданства в УФМС: что нужно и какова процедура? Регистрация двойного гражданства в УФМС предусмотрена федеральным законом №142-ФЗ, который был принят 04.06.2014. О том, что нужно для этого и ...

Рейтинг@Mail.ru