Главная 24 Ваш юрист 24 Примерная номенклатура дел образовательного учреждения

Примерная номенклатура дел образовательного учреждения

Типовая номенклатура дел образовательного учреждения

Типовая номенклатура дел образовательного учреждения играет роль документа, который включает в себя список бумаг, образующихся в ходе деятельности организации. О том, какие требования предъявляются к содержанию номенклатуры и как ее правильно составить, расскажем в статье.

Что представляет собой номенклатура дел образовательного учреждения?

Деятельность любого предприятия предполагает документальную составляющую, в которую включаются как внешние документы (например, письма от партнеров), так и внутренние, непосредственно касающиеся существования самой организации (приказы, переписка, локальные акты и т. д.). На сотрудников, которые составляют бумаги, возлагается обязанность по сохранению их в надлежащем состоянии и последующей сдаче в архив для хранения.

Для упорядочивания документального фонда образовательной организации разрабатывается соответствующая номенклатура, которая представляется собой систематизированный перечень дел, которые имеются в производстве.

Согласно п. 3.4.4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, выделяется 3 вида номенклатуры:Примерная номенклатура дел образовательного учреждения

  1. Типовая. Этот вид утверждается на уровне нормативного акта и обязателен для применения в однотипных организациях (например, дошкольных образовательных учреждениях). Как правило, отхождение от утвержденного текста при составлении номенклатуры в конкретном учреждении образования нежелательно, но допустимо с учетом имеющихся особенностей деятельности.
  2. Примерная. Указывает на приблизительный список дел, который может быть включен в номенклатуру предприятия. Положения документа носят рекомендательный характер и необязательны к применению.
  3. Индивидуальная. Это номенклатура, которая утверждается в организации. При ее составлении могут быть использованы положения типовой и примерной номенклатур.




В образовательной организации может быть разработана сводная номенклатура всех дел, в состав которой включаются списки дел по структурным подразделениям (должны быть разработаны на едином бланке в аналогичной форме).

Законодателем не утверждено типовой номенклатуры для всех образовательных организаций. Если при этом не имеется и примерной формы документа, работодатель вправе ее разработать и принять соответствующим локальным актом.

Номенклатура дел образовательной организации является основным учетным документом в производстве, обеспечивая:

  • закрепление индексации дел, которая может применяться при проведении регистрационных действий с документами;
  • систематизацию бумаг;
  • включение сведений о сроках хранения документов;
  • учет дел временного (до 10 лет) и постоянного (свыше 10 лет) хранения.

Как правило, разработкой номенклатуры документального фонда занимается сотрудник отдела делопроизводства, хотя эта обязанность может быть возложена и на кого-нибудь другого. Руководитель должен лишь издать соответствующий приказ, определяющий сферу ответственности, или прописать данную обязанность в должностной инструкции служащего.

При рассмотрении вопроса формирования номенклатуры в образовательном учреждении мы будет опираться на 2 нормативных акта:

  1. «Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
  2. Письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях».

Как составляется номенклатура дел образовательного учреждения на 2016 год?

Номенклатура представляет собой документ, оформленный в письменном виде или с использованием технических средств. Она составляется на фирменном бланке организации и визируется руководителем архива (либо иным должностным лицом, в чьи обязанность входит ведение архива), после чего утверждается руководителем образовательной организации.




После того как документ будет принят, все начальники структурных подразделений должны получить выписки из документа о том, как они должны использовать в работе его разделы. При необходимости работодатель может утвердить локальным актом методические рекомендации по работе с номенклатурой и довести их до сведения всех работников предприятия.

ПРИМЕЧАНИЕ: номенклатура утверждается на каждый календарный год, поэтому разработкой документа необходимо заняться не позднее 4 квартала текущего года.

Структура номенклатуры дел

Номенклатура включает графы, отражающие следующую информацию:

  1. Индекс дела. Здесь указывается цифровой код, который получается путем присоединения кода структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела. Обозначение производится через дефис арабскими цифрами (например, 04-03). Желательно иметь одинаковые индексы для однотипных документов. Например, индекс 03 для приказов по основной деятельности, 04 — для кадровых и т. п. Меняться в цифровом коде в таком случае будет только порядковый номер: 03-01, 03-02, 03-04 и т. д.
  2. Заголовки дел. Структура данного раздела зависит от важности документа. В частности, если речь идет о нормативных актах, то они должны быть на первом месте. Далее идут приказы/распоряжения руководителя учреждения и плановые и отчетные бумаги.

Все заголовки, используемые в данной графе, должны иметь четкую направленность, а не содержать общих фраз. Например, неправильным будет указание вида «разные материалы», правильно — «материалы по строительству моста».

В процессе оформления дела все подзаголовки могут быть откорректированы применительно к конкретной категории документов.

  1. Количество дел (томов или частей, если номенклатура объемная). Данная графа должна быть заполнена в конце года. Ограничений по количеству томов нет, т. к. оно зависит от объема имеющейся документации.
  2. Срок хранения дел. Если нормативным актом не установлено срока для конкретного документа, то решение об этом принимает соответствующее архивное учреждение.
  3. Примечания. В этой графе указываются все движения дел, в том числе дела, которые были уничтожены или переданы в другую организацию.




В конце номенклатуры по окончании года должна быть прописана информация о том, сколько дел было заведено. При необходимости или по требованию эти сведения сообщаются в архив.

Как происходит формирование дел в номенклатуре?

Как правило, группировкой дел занимается канцелярия образовательного учреждения. Документы в одном деле должны быть между собой связаны.

При этом речь идет только о документах: включение черновиков, копий, вырезок из печатных изданий в состав дела недопустимо.

Все документы должны быть расположены в хронологическом порядке. В деле содержатся только бумаги, которые были сформированы за календарный год.

Исключение составляют лишь переходящие дела, связанные с вопросами, решающимися в течение нескольких лет (например, речь может идти о судебных делах).

В п. 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций законодатель выделяет ряд условий, которые должны соблюдаться при формировании дел:

  1. Документы, которые относятся к постоянному и временному хранению, должны быть собраны в отдельные тома.
  2. В деле может содержаться только 1 экземпляр каждого документа.
  3. Дело может включать не более 250 листов, его общая толщина должна быть не более 4 см.
  4. Приложения должны находиться рядом с документами, к которым они относятся, вне зависимости от даты их издания (например, речь может идти о внесении изменений в приказ по общей деятельности).

Законодатель выделяет несколько групп документов, которые встречаются в деятельности образовательной организации:

  • распорядительные документы;
  • приказы по основной деятельности;
  • приказы по личному составу;
  • протоколы;
  • планы, отчеты, сметы.

Если речь идет о личных делах служащих, то бумаги в каждом из них должны располагаться в следующем порядке:

  1. Заявление о трудоустройстве.
  2. Направление (если оно имеется).
  3. Анкета.
  4. Лист учета кадров.
  5. Биография, написанная сотрудником.
  6. Документы, касающиеся полученного образования.
  7. Аттестационный лист.
  8. Выписки из приказов, согласно которым работник назначается на должность, перемещается внутри организации или увольняется.
  9. Иные документы.




ДЛЯ СПРАВКИ: если в деле для номенклатуры имеется переписка, то собирать ее надо в формате «запрос — ответ».

Образец примерной номенклатуры дел

Приложение № 17 к письму Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» содержит образец номенклатуры дел.

ДЛЯ СПРАВКИ: в связи с тем, что данным письмом утвержден образец примерной номенклатуры для образовательных учреждений, организация вправе вносить корректировки в предлагаемый вариант и утверждать свой образец. Сделать это (обязательно согласование с архивным учреждением!) можно соответствующим локальным актом.

Составлять номенклатуру необходимо на бланке учреждения. В верхнем левом углу ставится штамп (или печатается таблица) с надписью «Утверждаю» и ставится дата с подписью уполномоченного лица (как правило, директора).

Далее посередине листа прописывается большими буквами слово «НОМЕНКЛАТУРА», указывается место составления и ее номер. Ниже поясняется, на какой год принят документ.

Сама номенклатура составляется в форме таблицы, которая начинается с графы «Название раздела», после чего идут столбцы (по порядку, начиная с левого края):

  1. Индекс дела.
  2. Заголовок дела.
  3. Количество дел.
  4. Срок хранения дела.
  5. Примечания.

Ниже указывается должность сотрудника, который составил номенклатуру, и ставится его подпись с указанием расшифровки. На следующей строке ставится подпись ответственного за ведение архива.

Номенклатура дел учреждения дополнительного образования

Министерством образования РФ письмом от 29.09.2000 № 711/28-16 была утверждена примерная номенклатура дел, которая используется в учреждениях дополнительного образования детей.

Документ состоит из таблицы, в которой всего 3 графы:

  1. Порядковый номер.
  2. Название дела.
  3. Срок хранения.




Сроки хранения документов в этом случае следующие:

  • устав учреждения — постоянно;
  • лицензия на осуществление образовательной деятельности — 5 лет;
  • личные дела сотрудников — 75 лет;
  • штатное расписание — постоянно;
  • журнал регистрации больничных листов — 3 года;
  • трудовые книжки — до востребования;
  • переписка — 3 года и т. д.

Примерная номенклатура в данном случае определяет в большинстве своем сроки хранения документов, которые обязательны для исполнения в указанных образовательных организациях.

Когда должна обновляться номенклатура дел?

Номенклатура дел составляется на 1 календарный год и вступает в действие с 1 января следующего года. Но помимо этого дела могут обновляться и в течение периода. Речь идет о ситуациях, когда коррективы вносятся в структуру организации или штатное расписание.

При этом все изменения должны быть согласованы с архивным учреждением.

ВАЖНО! Если образец номенклатуры был утвержден локальным актом и в номенклатуру вносились изменения, они должны быть задокументированы.

Каждое образовательное учреждение обязано иметь свою номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом специфики документооборота в организации. В документе должны быть отражены все бумаги, которые касаются деятельности учреждения за календарный год.

Сведения в номенклатуре отражаются в хронологическом порядке путем указания заголовков дел и сроков их хранения.

О admin

x

Check Also

Налог на имущество организаций — понятие и характеристика

Налог на имущество организаций — понятие и характеристика Какой это налог — налог на имущество? Элементы налогообложения Чтобы понять, какой же это налог — налог на имущество организаций, обратимся к ...

Налог на дарение недвижимости и квартиры

Налог на дарение недвижимости (квартиры): в каких случаях платится налог, как исчисляется Оформляя договор дарения или передавая вещь в дар, нужно учитывать требования об уплате налога. Он платится не всегда, ...

Налог на выигрыш в России , в лотерею, в букмекерской конторе, с какой суммы, сколько процентов

Налог на выигрыш в лотерею в России в 2018 году, а так же в казино и в букмекерской конторе При выигрыше в лотерею, на законодательном уровне прописана обязанность уплаты налога. ...

Налог — это

Гражданин любой страны, в том числе и Российской Федерации обязан платить налоги. Что означает этот термин и какие виды налоговых сборов существуют в России? Определение понятия Налог – это обязательный ...

Наличные расчеты между юридическим и физическим лицом

Наличные расчеты между юридическим и физическим лицом Наличные расчеты между юридическим и физическим лицом осуществляться могут — законодательством допускается такой вариант, хотя и с определенными ограничениями. По каким правилам это ...

Наличие судимости

Наличие судимости Здравствуйте! Был осужден условно на 6 мес. срок закончился без замечаний. Хочу устроиться на работу, будет ли знать работодатель моем сроке? 15448 Добрый день, Артем! Все зависит от ...

Наказание за уклонение от службы в армии

Уголовная ответственность за уклонение от воинской службы в 2018 году Действующим законодательством предусмотрена ответственность за уклонение от воинской службы. При этом уклонение от армии – это многозначное понятие, которое включает ...

Наказание за угрозу уничтожения имущества

Уголовное наказание собираются ввести даже за угрозу уничтожения имущества Под угрозой уничтожения авторы законопроекта понимают случаи, когда кто-то обещает поджечь, взорвать, облить кислотой или как-то иначе общеопасным способом нарушить девственную ...

Назначение судебной экспертизы в гражданском процессе

Назначение судебной экспертизы в гражданском процессе Судебная экспертиза в гражданском процессе (общие сведения) Судебная экспертиза в соответствии со ст. 9 федерального закона «О государственной…» от 31.05.2001 № 73 — это ...

Назван средний размер пенсий в 2024 году

Назван средний размер пенсий в 2024 году. Радоваться или плакать? Пропагандируя привлекательность правительственного законопроекта по повышению пенсионного возраста, чиновники сообщают об ускоренном росте пенсий, который случится благодаря пенсионной реформе. Рассмотрим, ...

Надо ли платить за капремонт многодетным

Надо ли платить за капремонт многодетным? Нужно ли платить за капремонт многодетной семье и семье имеющего ребёнка инвалида? Здравствуйте. Да, многодетным семьям, где 3 и более ребёнка, предусмотрены льготы по ...

Надзор и трехступенчатый контроль по охране труда

Надзор и трехступенчатый контроль по охране труда Трехступенчатый контроль за соблюдением охраны труда, нормативный документ, устанавливающий порядок его реализации Трехступенчатый контроль — это особый, состоящий из 3 уровней, подход к ...

Надбавка за интенсивность и высокие результаты работы

Надбавка за интенсивность и высокие результаты работы Надбавка за интенсивность и высокие результаты работы может быть назначена трудящемуся по инициативе работодателя, который самостоятельно определяет порядок ее выплаты, посредством принятия соответствующих ...

Надбавка — что это такое? (Словарь терминов)

Слово «надбавка» может употребляться в разных значениях. В этой статье мы рассмотрим, что означает надбавка к заработной плате и в чем состоят особенности такого вида выплат. Определение понятия Надбавка – ...

Навязывание страхования потребительского кредита

Навязывание страхования потребительского кредита — что думает Минфин Навязывание при оформлении потребительского кредита заключения банковского договора страхования стало привычной практикой кредитных организаций по усугублению финансового положения и без того бедных ...

Навязанную страховку можно будет вернуть в течении 2 недель

Отказаться от ненужной страховки можно будет на протяжении 14 дней На сегодня «период охлаждения» работает для большинства вариантов добровольного страхования, начиная прошлого года и показал себя довольно результативно, так как ...

На что обратить внимание при проверке документов при покупке квартиры?

На что обратить внимание при проверке документов при покупке квартиры? Трудно переоценить важность проверки юристом документов, подтверждающих и удостоверяющих права на квартиру, доказывающих чистоту юридической судьбы жилья и отсутствие задолженности ...

На что обратить внимание при покупке квартиры, полученной по наследству?

На что обратить внимание при покупке квартиры, полученной по наследству? Сделки, связанные с куплей-продажей недвижимости, на сегодняшний день не редкость; но вот покупка квартиры, полученной по наследству, все же встречается ...

На что обратить внимание при покупке квартиры у юридического лица?

На что обратить внимание при покупке квартиры у юридического лица? Покупка квартиры у юридического лица отличается достаточно сложной процедурой оформления документов. Связано это с тем, что необходимо получить дополнительное согласие ...

На трассах появятся новые ограждения

На трассах появятся новые ограждения Новый подход к безопасности на российских дорогах сейчас тестируется в Ижевске, а скоро экспериментальную эстафету примет Подмосковье и трасса М7 «Волга». Речь идет о ярких ...

На ознакомление с материалами уголовного дела обвиняемым выделят 3 месяца

На ознакомление с материалами уголовного дела обвиняемым выделят 3 месяца МВД и Следственный комитет РФ предлагают ограничить срок ознакомления обвиняемого с уголовным делом 3 месяцами. В Госдуму уже представлен соответствующий ...

На каком сроке уходят в декретный отпуск в РФ в 2018 году

На каком сроке уходят в декретный отпуск Понятие декретного отпуска дается в статье 255 ТК РФ, где сказано, что это период времени, который предоставляется беременной работающей женщине в целях рождения ...

На каком сроке (месяце, неделе) уходят в декретный отпуск?

На каком сроке (месяце, неделе) уходят в декретный отпуск? На каком сроке уходят в декретный отпуск – ответ на этот вопрос имеет существенное значение не только в материальном плане, но ...

На какой срок формируется план закупок?

На какой срок формируется план закупок? План (график) закупок — правовые основы Рассказ о том, на какой срок формируется план закупок, лучше начать с небольшого вступления, которое поможет лучше понять, ...

Рейтинг@Mail.ru