Главная 24 Ваш юрист 24 Примерная номенклатура дел образовательного учреждения

Примерная номенклатура дел образовательного учреждения

Типовая номенклатура дел образовательного учреждения

Типовая номенклатура дел образовательного учреждения играет роль документа, который включает в себя список бумаг, образующихся в ходе деятельности организации. О том, какие требования предъявляются к содержанию номенклатуры и как ее правильно составить, расскажем в статье.

Что представляет собой номенклатура дел образовательного учреждения?

Деятельность любого предприятия предполагает документальную составляющую, в которую включаются как внешние документы (например, письма от партнеров), так и внутренние, непосредственно касающиеся существования самой организации (приказы, переписка, локальные акты и т. д.). На сотрудников, которые составляют бумаги, возлагается обязанность по сохранению их в надлежащем состоянии и последующей сдаче в архив для хранения.

Для упорядочивания документального фонда образовательной организации разрабатывается соответствующая номенклатура, которая представляется собой систематизированный перечень дел, которые имеются в производстве.

Согласно п. 3.4.4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, выделяется 3 вида номенклатуры:Примерная номенклатура дел образовательного учреждения

  1. Типовая. Этот вид утверждается на уровне нормативного акта и обязателен для применения в однотипных организациях (например, дошкольных образовательных учреждениях). Как правило, отхождение от утвержденного текста при составлении номенклатуры в конкретном учреждении образования нежелательно, но допустимо с учетом имеющихся особенностей деятельности.
  2. Примерная. Указывает на приблизительный список дел, который может быть включен в номенклатуру предприятия. Положения документа носят рекомендательный характер и необязательны к применению.
  3. Индивидуальная. Это номенклатура, которая утверждается в организации. При ее составлении могут быть использованы положения типовой и примерной номенклатур.




В образовательной организации может быть разработана сводная номенклатура всех дел, в состав которой включаются списки дел по структурным подразделениям (должны быть разработаны на едином бланке в аналогичной форме).

Законодателем не утверждено типовой номенклатуры для всех образовательных организаций. Если при этом не имеется и примерной формы документа, работодатель вправе ее разработать и принять соответствующим локальным актом.

Номенклатура дел образовательной организации является основным учетным документом в производстве, обеспечивая:

  • закрепление индексации дел, которая может применяться при проведении регистрационных действий с документами;
  • систематизацию бумаг;
  • включение сведений о сроках хранения документов;
  • учет дел временного (до 10 лет) и постоянного (свыше 10 лет) хранения.

Как правило, разработкой номенклатуры документального фонда занимается сотрудник отдела делопроизводства, хотя эта обязанность может быть возложена и на кого-нибудь другого. Руководитель должен лишь издать соответствующий приказ, определяющий сферу ответственности, или прописать данную обязанность в должностной инструкции служащего.

При рассмотрении вопроса формирования номенклатуры в образовательном учреждении мы будет опираться на 2 нормативных акта:

  1. «Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
  2. Письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях».

Как составляется номенклатура дел образовательного учреждения на 2016 год?

Номенклатура представляет собой документ, оформленный в письменном виде или с использованием технических средств. Она составляется на фирменном бланке организации и визируется руководителем архива (либо иным должностным лицом, в чьи обязанность входит ведение архива), после чего утверждается руководителем образовательной организации.




После того как документ будет принят, все начальники структурных подразделений должны получить выписки из документа о том, как они должны использовать в работе его разделы. При необходимости работодатель может утвердить локальным актом методические рекомендации по работе с номенклатурой и довести их до сведения всех работников предприятия.

ПРИМЕЧАНИЕ: номенклатура утверждается на каждый календарный год, поэтому разработкой документа необходимо заняться не позднее 4 квартала текущего года.

Структура номенклатуры дел

Номенклатура включает графы, отражающие следующую информацию:

  1. Индекс дела. Здесь указывается цифровой код, который получается путем присоединения кода структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела. Обозначение производится через дефис арабскими цифрами (например, 04-03). Желательно иметь одинаковые индексы для однотипных документов. Например, индекс 03 для приказов по основной деятельности, 04 — для кадровых и т. п. Меняться в цифровом коде в таком случае будет только порядковый номер: 03-01, 03-02, 03-04 и т. д.
  2. Заголовки дел. Структура данного раздела зависит от важности документа. В частности, если речь идет о нормативных актах, то они должны быть на первом месте. Далее идут приказы/распоряжения руководителя учреждения и плановые и отчетные бумаги.

Все заголовки, используемые в данной графе, должны иметь четкую направленность, а не содержать общих фраз. Например, неправильным будет указание вида «разные материалы», правильно — «материалы по строительству моста».

В процессе оформления дела все подзаголовки могут быть откорректированы применительно к конкретной категории документов.

  1. Количество дел (томов или частей, если номенклатура объемная). Данная графа должна быть заполнена в конце года. Ограничений по количеству томов нет, т. к. оно зависит от объема имеющейся документации.
  2. Срок хранения дел. Если нормативным актом не установлено срока для конкретного документа, то решение об этом принимает соответствующее архивное учреждение.
  3. Примечания. В этой графе указываются все движения дел, в том числе дела, которые были уничтожены или переданы в другую организацию.




В конце номенклатуры по окончании года должна быть прописана информация о том, сколько дел было заведено. При необходимости или по требованию эти сведения сообщаются в архив.

Как происходит формирование дел в номенклатуре?

Как правило, группировкой дел занимается канцелярия образовательного учреждения. Документы в одном деле должны быть между собой связаны.

При этом речь идет только о документах: включение черновиков, копий, вырезок из печатных изданий в состав дела недопустимо.

Все документы должны быть расположены в хронологическом порядке. В деле содержатся только бумаги, которые были сформированы за календарный год.

Исключение составляют лишь переходящие дела, связанные с вопросами, решающимися в течение нескольких лет (например, речь может идти о судебных делах).

В п. 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций законодатель выделяет ряд условий, которые должны соблюдаться при формировании дел:

  1. Документы, которые относятся к постоянному и временному хранению, должны быть собраны в отдельные тома.
  2. В деле может содержаться только 1 экземпляр каждого документа.
  3. Дело может включать не более 250 листов, его общая толщина должна быть не более 4 см.
  4. Приложения должны находиться рядом с документами, к которым они относятся, вне зависимости от даты их издания (например, речь может идти о внесении изменений в приказ по общей деятельности).

Законодатель выделяет несколько групп документов, которые встречаются в деятельности образовательной организации:

  • распорядительные документы;
  • приказы по основной деятельности;
  • приказы по личному составу;
  • протоколы;
  • планы, отчеты, сметы.

Если речь идет о личных делах служащих, то бумаги в каждом из них должны располагаться в следующем порядке:

  1. Заявление о трудоустройстве.
  2. Направление (если оно имеется).
  3. Анкета.
  4. Лист учета кадров.
  5. Биография, написанная сотрудником.
  6. Документы, касающиеся полученного образования.
  7. Аттестационный лист.
  8. Выписки из приказов, согласно которым работник назначается на должность, перемещается внутри организации или увольняется.
  9. Иные документы.




ДЛЯ СПРАВКИ: если в деле для номенклатуры имеется переписка, то собирать ее надо в формате «запрос — ответ».

Образец примерной номенклатуры дел

Приложение № 17 к письму Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» содержит образец номенклатуры дел.

ДЛЯ СПРАВКИ: в связи с тем, что данным письмом утвержден образец примерной номенклатуры для образовательных учреждений, организация вправе вносить корректировки в предлагаемый вариант и утверждать свой образец. Сделать это (обязательно согласование с архивным учреждением!) можно соответствующим локальным актом.

Составлять номенклатуру необходимо на бланке учреждения. В верхнем левом углу ставится штамп (или печатается таблица) с надписью «Утверждаю» и ставится дата с подписью уполномоченного лица (как правило, директора).

Далее посередине листа прописывается большими буквами слово «НОМЕНКЛАТУРА», указывается место составления и ее номер. Ниже поясняется, на какой год принят документ.

Сама номенклатура составляется в форме таблицы, которая начинается с графы «Название раздела», после чего идут столбцы (по порядку, начиная с левого края):

  1. Индекс дела.
  2. Заголовок дела.
  3. Количество дел.
  4. Срок хранения дела.
  5. Примечания.

Ниже указывается должность сотрудника, который составил номенклатуру, и ставится его подпись с указанием расшифровки. На следующей строке ставится подпись ответственного за ведение архива.

Номенклатура дел учреждения дополнительного образования

Министерством образования РФ письмом от 29.09.2000 № 711/28-16 была утверждена примерная номенклатура дел, которая используется в учреждениях дополнительного образования детей.

Документ состоит из таблицы, в которой всего 3 графы:

  1. Порядковый номер.
  2. Название дела.
  3. Срок хранения.




Сроки хранения документов в этом случае следующие:

  • устав учреждения — постоянно;
  • лицензия на осуществление образовательной деятельности — 5 лет;
  • личные дела сотрудников — 75 лет;
  • штатное расписание — постоянно;
  • журнал регистрации больничных листов — 3 года;
  • трудовые книжки — до востребования;
  • переписка — 3 года и т. д.

Примерная номенклатура в данном случае определяет в большинстве своем сроки хранения документов, которые обязательны для исполнения в указанных образовательных организациях.

Когда должна обновляться номенклатура дел?

Номенклатура дел составляется на 1 календарный год и вступает в действие с 1 января следующего года. Но помимо этого дела могут обновляться и в течение периода. Речь идет о ситуациях, когда коррективы вносятся в структуру организации или штатное расписание.

При этом все изменения должны быть согласованы с архивным учреждением.

ВАЖНО! Если образец номенклатуры был утвержден локальным актом и в номенклатуру вносились изменения, они должны быть задокументированы.

Каждое образовательное учреждение обязано иметь свою номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом специфики документооборота в организации. В документе должны быть отражены все бумаги, которые касаются деятельности учреждения за календарный год.

Сведения в номенклатуре отражаются в хронологическом порядке путем указания заголовков дел и сроков их хранения.

О admin

x

Check Also

Разумный срок в гражданском праве — это сколько?

Разумный срок в гражданском праве — это сколько? «Разумный срок в гражданском праве это сколько» — такой запрос часто вводят в поисковики люди, столкнувшиеся с некоторыми видами обязанностей, предусмотренных гражданским ...

Разрешение на охотничье оружие (лицензия): порядок получения, документы

Разрешение на охотничье оружие (лицензия): порядок получения, документы Разрешение на охотничье оружие – документ, получаемый в лицензионно-разрешительном отделе (ЛРО), без которого человек не имеет права на использование охотничьего ружья. Разрешение ...

Разрешение на временное проживание: как получить РВП?

Разрешение на временное проживание: как получить РВП? Разрешение на временное проживание —это документ, удостоверяющий правовой статус иностранного гражданина или лица без гражданства. РВП дает гражданину законное право находиться на территории ...

Разрекламированные плюсы и скрытые минусы профессии юриста

Разрекламированные плюсы и скрытые минусы профессии юриста О зарплате и плюсах юридической профессии Во всех направлениях юридического дела есть перспективы значительного роста дохода. Помощник судьи может стать председателем суда, а ...

Разработка инструкций по охране труда по профессиям

Разработка инструкций по охране труда по профессиям Инструкции по охране труда по профессиям и по видам работ В соответствии со ст. 212 ТК РФ, работодатель должен создать документ, который носит ...

Разработаны правила регистрации участников электронных торгов по госимуществу

Разработаны правила регистрации участников электронных торгов по госимуществу Минэкономразвития предлагает установить дополнительные требования к операторам электронных площадок, осуществляющих реализацию государственного и муниципального имущества. С этой целью ведомством разработан проект постановления ...

Разработан порядок регистрации бизнеса по адресу почтового отделения

Разработан порядок регистрации бизнеса по адресу почтового отделения Минэкономразвития представило на независимую экспертизу и публичное обсуждение проект изменений в закон о госрегистрации юрлиц и ИП от 08.08.2001 № 129-ФЗ. Документом ...

Разработан порядок подачи косвенных исков в защиту интересов хозобществ

Разработан порядок подачи косвенных исков в защиту интересов хозобществ Минэкономразвития 26.03.2018 представило на независимую антикоррупционную экспертизу и публичное обсуждение пакет поправок в законы «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ и ...

Разработан порядок обращения за детскими ежемесячными выплатами

Разработан порядок обращения за детскими ежемесячными выплатами ― 2018 18.12.2017 Министерство труда и соцзащиты на Федеральном портале проектов нормативных правовых актов представило проект приказа, утверждающего порядок назначения ежемесячных выплат в ...

Разработан перечень заболеваний, дающих школьникам право на домашнее обучение

Разработан перечень заболеваний, дающих школьникам право на домашнее обучение Министерство здравоохранения России представило на общественное обсуждение проект ведомственного приказа, утверждающего список заболеваний, при наличии которых ребенок сможет осваивать программу общего ...

Разработан механизм применения положений ГК РФ о наследственном фонде

Разработан механизм применения положений ГК РФ о наследственном фонде Механизм применения нотариусами положений Гражданского кодекса РФ о наследственном фонде разработала группа депутатов во главе с П. Крашенинниковым. Законопроект с соответствующими ...

Разница между совмещением и совместительством – таблица

Разница между совмещением и совместительством – таблица Совмещение и совместительство разница таблица– частота подобных запросов, обращенных к поисковым системам глобальной сети, свидетельствует, во-первых, о высоком уровне актуальности вопроса, а во-вторых, ...

Размер штрафа за непрохождение медосмотра

Размер штрафа за непрохождение медосмотра Штраф за непрохождение медосмотра — предусмотрен он или нет? В нашей статье вы найдете ответ на этот вопрос. Также вы узнаете, каков размер такого штрафа ...

Размер суточных при командировке на 1 день в годах?

Размер суточных при командировке на один день в 2017-2018 годах Командировка на 1 день — суточные 2017 и 2018 годов и иные расходы определяются в соответствии с действующим законодательством. При ...

Размер прожиточного минимума в Москве

Размер прожиточного минимума в Москве Значение прожиточного минимума для москвичей Чтобы рассчитать прожиточный минимум в Москве, эквивалентный цене потребительской корзины, используют данные Мосгорстата за прошлый квартал. Перечень входящих в потребительскую ...

Размер пособия на детей до 3 лет существенно увеличится до конца

Размер пособия на детей до 3 лет существенно увеличится до конца 2018 года 28.05.2019 глава Минтруда М. Топилин на Всероссийской конференции «Направление-2026» рассказал о намерениях до конца года выполнить поручение ...

Размер надбавки за работу в сельской местности

Размер надбавки за работу в сельской местности Надбавка за работу в сельской местности представляет собой компенсационную доплату за труд в организациях, расположенных вне городской черты. Основные моменты, касающиеся этой темы, ...

Размер надбавки за вахтовый метод работы

Размер надбавки за вахтовый метод работы Надбавка за вахтовый метод работы — размер ее зависит от региона, в который отправляется трудиться служащий, а также от того, какие внутренние акты приняты ...

Размер материнского капитала в годах и ожидается ли индексация?

Размер материнского капитала в 2017-2018 годах и ожидается ли индексация? Размер материнского капитала 2017-2018 года интересует многие семейные пары с детьми. Был ли увеличен размер материнского капитала в 2017 году ...

Размер ежемесячного детского пособия на ребенка

Размер ежемесячного детского пособия на ребенка Сколько составляет размер детского пособия до 1,5 лет в 2018 году за каждый месяц? Сколько платят ежемесячное пособие на ребенка? Такой вопрос возникает практически ...

Размер доплаты за материальную ответственность работника

Размер доплаты за материальную ответственность работника Доплата за материальную ответственность работника представляет собой выплату стимулирующего характера и назначается служащим по инициативе работодателя. В статье мы рассмотрим порядок включения ее в ...

Размер госпошлины за регистрацию права собственности

Размер госпошлины за регистрацию права собственности При совершении всех сделок с недвижимостью уплачивается госпошлина за регистрацию права собственности. Связано это с тем, что недвижимое имущество имеет особый правовой статус и ...

Размер госпошлины за банкротство физического лица

Размер госпошлины за банкротство физического лица в 2018 году Госпошлина при банкротстве физических лиц Гражданин, который в силу сложившихся обстоятельств не может исполнять свои финансовые обязательства перед кредиторами или государственными ...

Размер возмещения вреда в связи со смертью кормильца

Размер возмещения вреда в связи со смертью кормильца Что такое возмещение вреда, причиненного смертью кормильца? Гибель лица, у которого находились на иждивении граждане, влечет для последних неблагоприятные имущественные последствия, связанные ...

Рейтинг@Mail.ru