Главная 24 Образцы документов 24 Как составить сопроводительное письмо к документам (образец)?

Как составить сопроводительное письмо к документам (образец)?

Как составить сопроводительное письмо к документам (образец)?

Сопроводительное письмо к документам (образец) нередко вызывает множество вопросов у его составителей.Статья дает на них исчерпывающие ответы.

Зачем нужно сопроводительное письмо к документам

Как составить сопроводительное письмо к документам (образец)?Независимо от того, куда и с какой целью направляются документы, сопроводительное письмо к ним составляется в обязательном порядке. Это основной принцип документооборота, работающий, прежде всего, в интересах отправителя.

  • Именно сопроводительное письмо содержит исходящий, а затем и входящий номера, по которым впоследствии можно отследить путь и судьбу документов.
  • Подробный перечень документов, указанный в письме, избавит от недоразумений, связанных с утратой одного или нескольких экземпляров.
  • Наличие сопроводительного письма позволит получателю оперативно обработать поступившую корреспонденцию и, при необходимости, дать ответ в кратчайшие сроки.

Как составить сопроводительное письмо к документам

Как составить сопроводительное письмо к документам (образец)?

Унифицированной формы сопроводительного письма к документам не существует, однако обычаи делового оборота и правила делопроизводства предусматривают соблюдение определенных нормативов.

Реквизиты

Деловую переписку между хозяйствующими субъектами (юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями) принято вести на фирменных бланках организаций, содержащих угловые штампы с реквизитами отправителя.




Подпись сопроводительного письма зависит от вида направляемых документов. Например, при направлении экземпляра договора или коммерческого предложения письмо традиционно подписывает первый руководитель; если отправляются документы бухгалтерской отчетности – главный бухгалтер или начальник финансового отдела и пр.

Кроме того, в письме должны быть указаны фамилия и контактные данные его фактического исполнителя – для оперативной связи в случае возникновения вопросов по поступившим документам.

Текст письма

Сопроводительное письмо, как правило, составляется на имя первого руководителя компании-адресата или ее подразделения. В этом случае рекомендуется обращение «Уважаемый (ая)» с указанием имени и отчества руководителя.

Если письмо безадресное, обращение можно пропустить.

Начальная фраза описательной часть письма зависит от организации, в которую оно направляется:

  • в вышестоящую организацию – «представляем Вам»;
  • в подведомственную организацию – «направляем Вам»;
  • в стороннюю организацию – «высылаем Вам».

Далее следует описание цели предоставления документов и, при необходимости, просьба об их рассмотрении. Если корреспонденция направляется по запросу организации, об этом нужно указать в начале письма.

Перечень документов

В сопроводительном письме под грифом «Приложение» следует указать исчерпывающий перечень направляемых документов по следующим позициям:

  • название и номер документа;
  • дата его составления;
  • количество экземпляров;
  • количество листов в документе;
  • отметка о прошивке и нумерации, если таковые присутствуют.

В конце письма делается отметка об общем количестве листов отправляемых документов и их упаковке.

Важно: при направлении одноименной документации (например счетов-фактур, договоров и пр.) допускается указание общего наименования и количества листов.

О admin

x

Check Also

Обязанности продавца-консультанта: должностная инструкция, образец резюме

Обязанности продавца-консультанта: должностная инструкция, образец резюме Обязанности продавца-консультанта — как правило, это обширный перечень функций, часть которых необязательно связана непосредственно со сбытом товаров. В обязанности продавца-консультанта может входить урегулирование конфликтных ...

Обязанности продавца-кассира (должностная инструкция, образец резюме)

Обязанности продавца-кассира (должностная инструкция, образец резюме) Обязанности продавца-кассира, как правило, весьма разнообразны. Требования бывают очень высоки, и это справедливо: помимо непосредственной работы с контрольно-кассовой машиной, в силу должности продавцу-кассиру приходится ...

Объяснительная записка об ошибке в работе — образец-2016-2017

Объяснительная записка об ошибке в работе — образец-2016-2017 Объяснительная записка об ошибке в работе — образец представлен в нашей статье — требуется от работника в том случае, когда в отношении ...

Образец штатного расписания в обособленном подразделении

Образец штатного расписания в обособленном подразделении Штатное расписание с обособленным подразделением — образец 2017-2018 годов необходим организациям, создающим территориально отдаленные службы. О том, как оформляется такое штатное расписание, пойдет речь ...

Образец штампа в путевом листе о прохождении медосмотра

Образец штампа в путевом листе о прохождении медосмотра Штамп «медосмотр пройден» водитель должен получить перед работой и после поездки. При этом нужно знать, кем проставляется отметка и что дополнительно прописывается ...

Образец ходатайства от работодателя о продлении патента

Образец ходатайства от работодателя о продлении патента Ходатайство от работодателя для продления патента (общие вопросы) Легитимный труд иностранного подданного в российской компании предполагает обоюдное (и со стороны работника, и со ...

Образец ходатайства о снижении суммы штрафа

Образец ходатайства о снижении суммы штрафа Особенности ходатайства и его правового регулирования Несмотря на большую популярность рассматриваемого прошения, российское право не содержит его определения. На первый взгляд, этот вид обращения ...

Образец ходатайства о нелишении водительских прав

Образец ходатайства о нелишении водительских прав Как подать ходатайство о нелишении прав? Лишение права на управление автомобилем является одной из мер административного воздействия на водителя, нарушившего правила дорожного движения. Применить ...

Образец ходатайства в арбитражный суд о возврате госпошлины

Образец ходатайства в арбитражный суд о возврате госпошлины Возврат госпошлины — основания и порядок Согласно статье 104 АПК РФ, основания и порядок возврата пошлины, уплаченной при обращении в арбитраж, определяются ...

Образец характеристики на директора предприятия

Образец характеристики на директора предприятия Общая информация о характеристике на руководителя Документом, который содержит сведения о трудовых заслугах, личностных качествах и достижениях работника, является характеристика. Она выдается для предоставления по ...

Образец уточненного искового заявления в арбитражный суд

Образец уточненного искового заявления в арбитражный суд Уточнение исковых требований в арбитражном суде Согласно требованиям статьи 49 АПК РФ, истец вправе скорректировать предъявленные ответчику претензии на протяжении всего рассмотрения дела ...

Образец устава ООО с двумя учредителями для

Образец устава ООО с двумя учредителями для 2018 года Учредительный документ и порядок его принятия двумя участниками Устав ООО с двумя учредителями в 2018 году по-прежнему остается единственным учредительным документом ...

Образец условия о конфиденциальности в договоре

Образец условия о конфиденциальности в договоре Что такое конфиденциальность информации? Согласно п. 7 ст. 2 федерального закона «Об информации. » от 27.07.2006 № 149, конфиденциальность информации представляет собой предъявляемое к ...

Образец уведомления центра занятости о сокращении штата

Образец уведомления центра занятости о сокращении штата Уведомление центра занятости о сокращении — образец такого документа представлен на нашем сайте. В статье рассмотрено всё, что касается обозначенной обязанности работодателя: сроки, ...

Образец уведомления работнику о закрытии филиала

Образец уведомления работнику о закрытии филиала Уведомление о закрытии филиала — образец этого документа может понадобиться при оформлении процедуры увольнения или перевода сотрудника в связи с указанными обстоятельствами. В предложенном ...

Образец уведомления об уступке права требования

Образец уведомления об уступке права требования Уведомление об уступке права требования: общие положения Нормы об уведомлении должника о переходе права требования установлены в ст. 382 и 385 ГК РФ. Разъяснения ...

Образец уведомления об увольнении работника

Образец уведомления об увольнении работника Уведомление об увольнении работника направляется не только увольняемому, но в некоторых случаях и профсоюзу. Следует обратить внимание на сроки уведомления, которые различаются в зависимости от ...

Образец уведомления об отмене сокращения работника

Образец уведомления об отмене сокращения работника Уведомление об отмене сокращения — образец его представлен на сайте — один из обязательных документов при аннулировании сокращения. ТК РФ такую процедуру не регулирует, ...

Образец уведомления о начале отпуска

Образец уведомления о начале отпуска Уведомление о начале отпуска — образец этого документа нетрудно составить самостоятельно — содержит информацию о времени начала и окончания отпуска сотрудника, а также информирует его ...

Образец трудового договора с ненормированным рабочим днем

Образец трудового договора с ненормированным рабочим днем Ненормированный рабочий день в трудовом договоре — образец оформления такого документа вы найдете ниже — может быть отражен в случае его введения для ...

Образец трудового договора с директором ООО

Образец трудового договора с директором ООО Заключаем трудовое соглашение с директором ООО (общие правила) Согласно положениям п. 1 ст. 40 федерального закона «Об обществах…» от 08.02.1998 № 14 гендиректор ООО ...

Образец трудового договора на неполный рабочий день

Образец трудового договора на неполный рабочий день Трудовой договор на неполный рабочий день — образец этого документа часто требуется работникам кадровых подразделений на предприятиях. Рассмотрим, что конкретно должен содержать такой ...

Образец трудового договора на внутреннее совместительство

Образец трудового договора на внутреннее совместительство Договор на внутреннее совместительство — образец не помешает при составлении такого документа. Основная задача договора — правовое оформление трудовых отношений по дополнительной должности с ...

Образец типового трудового договора с работником (скачать бланк)

Образец типового трудового договора с работником 2017-2018 (скачать бланк) Образец трудового договора есть в каждой компании. По образцу трудового договора работодатель оформляет правовые отношения практически со всеми работниками . Мы ...

Рейтинг@Mail.ru