Главная 24 Образцы документов 24 Как составить сопроводительное письмо к документам (образец)?

Как составить сопроводительное письмо к документам (образец)?

Как составить сопроводительное письмо к документам (образец)?

Сопроводительное письмо к документам (образец) нередко вызывает множество вопросов у его составителей.Статья дает на них исчерпывающие ответы.

Зачем нужно сопроводительное письмо к документам

Как составить сопроводительное письмо к документам (образец)?Независимо от того, куда и с какой целью направляются документы, сопроводительное письмо к ним составляется в обязательном порядке. Это основной принцип документооборота, работающий, прежде всего, в интересах отправителя.

  • Именно сопроводительное письмо содержит исходящий, а затем и входящий номера, по которым впоследствии можно отследить путь и судьбу документов.
  • Подробный перечень документов, указанный в письме, избавит от недоразумений, связанных с утратой одного или нескольких экземпляров.
  • Наличие сопроводительного письма позволит получателю оперативно обработать поступившую корреспонденцию и, при необходимости, дать ответ в кратчайшие сроки.

Как составить сопроводительное письмо к документам

Как составить сопроводительное письмо к документам (образец)?

Унифицированной формы сопроводительного письма к документам не существует, однако обычаи делового оборота и правила делопроизводства предусматривают соблюдение определенных нормативов.

Реквизиты

Деловую переписку между хозяйствующими субъектами (юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями) принято вести на фирменных бланках организаций, содержащих угловые штампы с реквизитами отправителя.




Подпись сопроводительного письма зависит от вида направляемых документов. Например, при направлении экземпляра договора или коммерческого предложения письмо традиционно подписывает первый руководитель; если отправляются документы бухгалтерской отчетности – главный бухгалтер или начальник финансового отдела и пр.

Кроме того, в письме должны быть указаны фамилия и контактные данные его фактического исполнителя – для оперативной связи в случае возникновения вопросов по поступившим документам.

Текст письма

Сопроводительное письмо, как правило, составляется на имя первого руководителя компании-адресата или ее подразделения. В этом случае рекомендуется обращение «Уважаемый (ая)» с указанием имени и отчества руководителя.

Если письмо безадресное, обращение можно пропустить.

Начальная фраза описательной часть письма зависит от организации, в которую оно направляется:

  • в вышестоящую организацию – «представляем Вам»;
  • в подведомственную организацию – «направляем Вам»;
  • в стороннюю организацию – «высылаем Вам».

Далее следует описание цели предоставления документов и, при необходимости, просьба об их рассмотрении. Если корреспонденция направляется по запросу организации, об этом нужно указать в начале письма.

Перечень документов

В сопроводительном письме под грифом «Приложение» следует указать исчерпывающий перечень направляемых документов по следующим позициям:

  • название и номер документа;
  • дата его составления;
  • количество экземпляров;
  • количество листов в документе;
  • отметка о прошивке и нумерации, если таковые присутствуют.

В конце письма делается отметка об общем количестве листов отправляемых документов и их упаковке.

Важно: при направлении одноименной документации (например счетов-фактур, договоров и пр.) допускается указание общего наименования и количества листов.

О admin

x

Check Also

Образец акта о повреждении имущества или его гибели

Образец акта о повреждении имущества или его гибели Для чего составляется акт о причинении вреда имуществу? Акт о повреждении имущества представляет собой документ, призванный фиксировать: Факт причинения вреда имуществу. Перечень ...

Образец акта и других документов на списание ГСМ

Образец акта и других документов на списание ГСМ Зачем нужен акт на списание ГСМ? Списание тех или иных активов в расходы хозсубъекта всегда должно осуществляться на основании оправдательных документов. Распространенная ...

Образец агентского договора на оказание услуг

Образец агентского договора на оказание услуг Агентский договор на оказание услуг — образец данного документа можно скачать по ссылке, представленной в статье далее. Агентское соглашение относится к посредническим сделкам и ...

Нулевая декларация по ЕНВД — образец заполнения

Нулевая декларация по ЕНВД за 2017 год — образец заполнения ЕНВД без работников и без дохода: какая сдается отчетность? Если плательщик ЕНВД в отчетном периоде не получал доходов, может ли ...

Нотариальный образец доверенности на открытие ООО

Нотариальный образец доверенности на открытие ООО Доверенность на открытие ООО нужна, если в роли заявителя выступает его доверенное лицо. Каковы требования к составлению и оформлению данного документа, вы узнаете из ...

Мировое соглашение в гражданском процессе — образец

Мировое соглашение в гражданском процессе — образец 2017-2018 Место мирового соглашения в гражданском процессе К судебному способу защиты нарушенных прав граждане и компании обращаются в большинстве случаев после того, как ...

Миграционная карта в Египет — образец заполнения

Миграционная карта в Египет — образец заполнения 2017-2018 «Миграционная карта Египет образец 2017-2018» — такой запрос часто вводят в поисковиках люди, собирающиеся отправиться на отдых. Как заполнить ее туристу без ...

Лицензионный договор на программное обеспечение — образец

Лицензионный договор на программное обеспечение — образец Законодательство о лицензионном договоре Программное обеспечение, включающее в себя как собственно программы ЭВМ, так и базы данных, статьей 1225 ГК РФ отнесено к ...

Лист ознакомления с локальными нормативными актами — образец

Лист ознакомления с локальными нормативными актами — образец Образец листа ознакомления с локальными нормативными актами (далее — ЛНА) поможет самостоятельно разработать и заполнить этот необходимый документ. Подробнее о его структуре ...

Куда клеить голограмму в трудовой книжке — образец?

Куда клеить голограмму в трудовой книжке — образец? Куда клеить голограмму в трудовой книжке — образец уже заполненного документа с вклеенной голограммой часто ищут кадровые работники, чтобы получить ответ на ...

Корректирующий табель учета рабочего времени — образец заполнения

Корректирующий табель учета рабочего времени — образец заполнения Корректирующий табель учета рабочего времени — образец заполнения этого документа часто требуется работникам кадровых служб различных предприятий. Разберемся, что собой представляет такой ...

Кому и куда жаловаться на врачей? Как правильно написать жалобу? Образец

Кому и куда жаловаться на врачей? Как правильно написать жалобу? Образец Куда жаловаться на врачей в случаях, когда была совершена врачебная ошибка или совершены иные действия в отношении пациента, которые ...

Командировка в табеле учета рабочего времени — образец

Командировка в табеле учета рабочего времени — образец Командировка в табеле учета рабочего времени — образец ее оформления мы предложим далее в статье. Также в ней мы опишем моменты, на ...

Коллективный договор — образец и правовые аспекты

Образец коллективного трудового договора на предприятии Коллективный договор — образец документа можно скачать по ссылке, приведенной в статье. Договор заключается между работниками и администрацией организации с целью урегулирования общих правил ...

Код 22 в платежном поручении — образец заполнения

Код 22 в платежном поручении — образец заполнения Новое поле в платежном поручении Код 22 в виде нового поля платежки утвердил Минфин России приказом от 22.11.2013 № 107Н. В силу ...

Книга продаж — образец заполнения для

Книга продаж — образец заполнения для 2018 года Зачем нужна книга продаж и на каком бланке она заполняется? Книга продаж — учетный документ, в котором регистрируются счета-фактуры и прочие первичные ...

Книга доходов для ИП на патенте — образец заполнения

Книга доходов для ИП на патенте — образец заполнения Зачем нужна книга учета доходов для ИП на ПСН ИП на ПСН должны вести учет выручки, полученной в рамках «патентных» видов ...

Кассационная жалоба по административному делу — образец

Составляем кассационную жалобу по административному делу Кассация в административном процессе Кассация в административном процессе представляет собой обжалование в одной из судебных инстанций решений и апелляционных определений судов по административным делам. ...

Кассационная жалоба в арбитражный суд — образец

Кассационная жалоба в арбитражный суд — образец Что и на каких основаниях обжалуется в кассации? Кассационное обжалование в арбитражном процессе урегулировано разделом VI Арбитражного процессуального кодекса РФ (далее — АПК ...

Каковы правила заполнения счета-фактуры (образец заполнения)?

Каковы правила заполнения счета-фактуры (образец заполнения)? Изучив образец заполнения счета-фактуры тщательнейшим образом, можно уже не беспокоиться, что будут допущены какие-то ошибки. Ведь из-за неправильного заполнения этого важного при учете НДС ...

Каков порядок оформления дома по дачной амнистии (образец декларации)?

Каков порядок оформления дома по дачной амнистии (образец декларации)? Дачная амнистия — порядок оформления этой процедуры установлен в законе от 30.06.2006 № 93-ФЗ. Дачная амнистия дает возможность регистрировать право собственности ...

Как составляется трудовой договор по совместительству (образец)

Как составляется трудовой договор по совместительству (образец) Образец трудового договора по совместительству, о котором мы хотим поговорить в этой статье, будет интересен многим. Дело в том, что довольно большое число ...

Как составляется договор перевода долга согласно ГК РФ (образец)?

Как составляется договор перевода долга согласно ГК РФ (образец)? Заключение договора перевода долга — это весьма проблематичная процедура, которая потребует от заемщика немало времени. Дело в том, что перед официальным ...

Как составляется доверенность на представление интересов (образец)?

Как составляется доверенность на представление интересов (образец)? Доверенность на представление интересов организации или физического лица в каких-либо органах или частных компаниях требуется довольно часто. На практике доверенности на представление интересов ...

Рейтинг@Mail.ru