Главная 24 Бухгалтеру 24 Сколько лет хранятся бухгалтерские документы

Сколько лет хранятся бухгалтерские документы

Срок хранения бухгалтерских документов

Сколько лет хранятся бухгалтерские документы

Первичные учетные документы, бухгалтерская отчетность и аудиторские заключения по ней подлежат хранению. Расскажем, как, где и сколько нужно хранить архивы.

По общему правилу срок хранения бухгалтерских документов составляет 5 лет, однако отдельные документы необходимо хранить в течение большего времени или постоянно. Сроки хранения бухгалтерской документации установлены в Налоговом кодексе РФ, Федеральном законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Ведение бухгалтерского учета и хранение документов должны быть организованы руководителем предприятия.

Так, согласно Налоговому кодексу, налогоплательщик не менее четырех лет должен обеспечивать хранение бухгалтерских документов и данных налогового учета, которые необходимы для расчета и оплаты налогов, а также документов, которые являются подтверждением оплаты налогов, понесенных расходов и полученных доходов. Однако иной порядок предусмотрен, например, для документов, которые подтверждают полученный компанией убыток. Подтверждающие документы в данном случае необходимо сохранять в течение всего времени, пока сумма убытка не будет полностью погашена.

Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года, содержит типовые архивные документы, а также сроки, в течение которых их стоит хранить. В таблице вы можете посмотреть сроки хранения бухгалтерских документов в организации. Все документы распределены по разделам. Так, в разделе 4 Учет и отчетность можно посмотреть сколько лет хранятся бухгалтерские документы: например, документы по лизингу имущества компании должны хранится бессрочно (постоянно), а переписка, в которой содержится информация по оказанию платных услуг, должна храниться 5 лет. В подразделе 4.1 Бухгалтерский учет и отчетность можно посмотреть также сроки хранения аналитических документов к бухгалтерской отчетности, документов учетной политики и других.



Дела временного хранения, у которых время хранения составляет меньше 10 лет, обычно не отдают в архив бухгалтерских документов предприятия. Как правило, они остаются в структурных подразделениях организации, и как только сроки давности бухгалтерских документов истекают, уничтожаются. В обязательном порядке в хранение архива организации передаются бухгалтерские документы бессрочного (постоянного) и длительного хранения, которое превышает 10 лет.

Организации обязаны соблюдать порядок хранения бухгалтерских документов, обеспечивать сохранность документов в течение установленных законодательством сроков. Согласно законодательству, собственные архивы обязаны создавать только государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района.

Согласно законодательству, создание собственного архива для хранения документов является правом, а не обязанностью компании. Поэтому если у предприятия нет собственного архива, то возможно заключить договор о хранении документов с государственным муниципальным архивом. Организация имеет право выбрать для хранения своих документов любой государственный или муниципальный архив, а также музей или библиотеку. При этом целесообразно заключать договор с архивом, находящимся по месту фактического нахождения организации.

Для хранения документов бухгалтерского учета организация имеет право создать собственный архив.

В зависимости от количества, объема документов, которое планируется хранить, можно создать архив как:



  • отдельное самостоятельное структурное подразделение компании;
  • подразделение в составе определенного отдела, например, отдела делопроизводства.

В зависимости от состава документов, которые подлежат передаче в архив на хранение (бухгалтерские и иные документы), могут быть созданы следующие типы архивов:

  • архив, в котором хранится управленческая документация;
  • научно-технический архив;
  • архив с аудиовизуальными материалами;
  • архив электронных документов.

При этом архив должен быть обеспечен отдельным помещением, отвечающим всем требованиям к архивохранилищу, укомплектован необходимым оборудованием и кадрами.

Как правильно архивировать бухгалтерские документы? Дела, которые включают в себя документы постоянного хранения или документы длительного хранения (которые должны храниться 10 лет и более), подлежат полному оформлению. Полное оформление представляет из себя:

  • подшивку или переплет дела;
  • постраничную нумерацию;
  • составление листа-заверителя;
  • создание внутренней описи документов (при необходимости);
  • заполнение реквизитов обложки дела (точное название организации, заголовок дела, регистрационного индекса дела и т.д.).

В отношении дел, которые хранятся менее 10 лет, стоит проводить частичное оформление: возможно не систематизировать документы в деле, не проставлять нумерацию и заверительные надписи.

Сколько лет и каким образом нужно хранить бухгалтерские документы в электронном виде? В отношении электронных документов применяются те же сроки хранения. Однако хранение электронных документов обладает некоторыми особенностями. Обязательно должны соблюдаться следующие условия:



В процессе хранения электронных бухгалтерских документов в архиве организации должен периодически производиться технический контроль физического и рабочего состояния носителей электронных документов. Контроль необходимо осуществлять не реже одного раза в пять лет. Если установлены какие-либо изменения состояния носителей, которые могут повлиять на сохранность информации, то по решению руководителя должна быть проведена работа по переносу электронных документов на новые носители.

  • в архиве предприятия должно храниться минимум два экземпляра каждой позиции электронных документов (экземпляры должны быть на разных устройствах);
  • в компании должны быть в наличии программное обеспечение и технические средства, которые предназначены для воспроизведения, копирования и другой работы с электронными документами;
  • необходимо обеспечить такую сохранность электронных документов, чтобы их потеря, уничтожение, попадание к посторонним лицам были полностью исключены.

О admin

x

Check Also

1561 малое IT-предприятие аккредитовано Минкомсвязи в 2014 году

1561 малое IT-предприятие аккредитовано Минкомсвязи в 2014 году Министр связи и массовых коммуникаций РФ Николай Никифоров подписал очередной приказ о предоставлении государственной аккредитации 63 организациям, осуществляющим деятельность в области информационных ...

400 тыс

400 тыс. меток для маркировки меховых изделий приобрели участники рынка К проекту ФНС России Маркировка меховых изделий подключилось уже более 500 компаний и индивидуальных предпринимателей, занимающихся производством и продажей меховых ...

67 регионов не согласны с реформой ЕСН

67 регионов не согласны с реформой ЕСН 1 декабря в 67 регионах России прошла неполитическая акция, в которой малые и средние предприниматели выражали свое несогласие с заменой ЕСН на страховые ...

35 млн россиян имеют кредитные обязательства

35 млн россиян имеют кредитные обязательства По состоянию на 1 октября 2015 года действующие кредитные обязательства имеют 35,4 млн россиян. Такие данные приводит национальное бюро кредитных историй ( ]] НБКИ ...

20 тыс

20 тыс. руб. из средств материнского капитала запросили почти 1,4 млн человек С 5 мая 2015 года, когда территориальные органы ПФР впервые начали выдавать единовременную выплату из средств материнского капитала ...

20 октября – последний день сдачи 4-ФСС на бумаге

20 октября – последний день сдачи 4-ФСС на бумаге 20 октября 2016 года – последний день для подачи расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам ФСС за 3 квартал 2016 ...

17 интернет-аптек внесли в единый реестр запрещенных сайтов

17 интернет-аптек внесли в единый реестр запрещенных сайтов Всего судами были приняты решения в отношении 23 интернет-аптек, однако на сайтах шести из них запрещенной информации не обнаружено. Об этом сообщил ...

15 января – последний день уплаты страховых взносов

15 января – последний день уплаты страховых взносов Не позднее 15 января 2016 года необходимо заплатить страховые взносы в ФСС, ПФР и ФОМС. Напомним, что теперь в этот же срок ...

14-летним ограничили рабочий день

14-летним ограничили рабочий день Госдума приняла во втором чтении поправки в Трудовой кодекс, устанавливающие временные нормы труда несовершеннолетних работников. Законопроект предусматривает, что лица, получившие общее образование и достигшие 15 лет ...

10 амортизационная группа: срок полезного использования

Амортизационные группы: срок полезного использования Амортизационные группы срок полезного использования Любое поступление объекта основных фондов (ОФ), будь то покупка, безвозмездная передача или приобретение по обмену влечет за собой обязательное определение ...

10 августа не забудьте про СЗВ-М

10 августа не забудьте про СЗВ-М Завтра, 10 августа – последний день сдачи сведений по застрахованным лицам за июль 2016 года по форме СЗВ-М. Напомним, что, начиная с апреля текущего ...

7, 5 млрд рублей выделят на поддержку субъектов МСП

7,5 млрд рублей выделят на поддержку субъектов МСП Разработан проект правил предоставления субсидий на господдержку малого и среднего предпринимательства, сообщила пресс-служба Минэкономразвития. В проект субсидирования также включены крестьянские (фермерские) хозяйства ...

4-ФСС РФ за первый квартал 2015 года

4-ФСС РФ за первый квартал 2015 года: новая форма и заполнение расчета Новая форма Расчета 4-ФСС РФ, которая будет применяться с первого квартала 2015 года, утверждена приказом ФСС России от ...

4G связь запущена в Симферополе

4G связь запущена в Симферополе Министр связи и массовых коммуникаций Николай Никифоров и глава Республики Крым Сергей Аксенов официально запустили услуги мобильной связи современных стандартов 3G и LTE в Симферополе ...

3 ТОРГ ПМ: инструкция по заполнению

3- ТОРГ (ПМ) 2017 Отчет 3-ТОРГ (ПМ) Сведения об обороте розничной торговли малого предприятия представляет собой форму федерального статнаблюдения, аккумулирующую информацию о розничном обороте в торговых компаниях со статусом малых. ...

3 млн электронных полисов ОСАГО оформили автовладельцы с начала года

3 млн электронных полисов ОСАГО оформили автовладельцы с начала года С начала 2017 года автовладельцы заключили более 3 млн договоров ОСАГО в электронной форме, сообщает пресс-служба Российского союза автостраховщиков. Наибольшей ...

1 декабря истекает срок для уплаты имущественных налогов физлиц

1 декабря истекает срок для уплаты имущественных налогов физлиц ФНС России напоминает, что срок для уплаты имущественных налогов физических лиц за 2016 год истекает 1 декабря. Те налогоплательщики, которые еще ...

1 апреля заканчивается срок подачи данных в Росстат

1 апреля заканчивается срок подачи данных в Росстат Малому и среднему бизнесу необходимо отчитаться по сплошному статистическому наблюдению 2 недели остается у субъектов малого и среднего бизнеса на то, чтобы ...

1 апреля – последний срок для уплаты страховых взносов в размере 1% от суммы дохода, превышающего 300 тыс

1 апреля – последний срок для уплаты страховых взносов в размере 1% от суммы дохода, превышающего 300 тыс. руб. Индивидуальные предприниматели, которые уплачивают взносы за себя, сегодня должны перечислить страховые ...

Ликвидационный баланс

Ликвидационный баланс и порядок его составления Ликвидация предприятия – весьма длительный и сложный процесс. Существенную роль в нем играет правильное и своевременное оформление необходимой документации. Один из важнейших документов, связанных ...

Остаточная балансовая стоимость основных фондов

Полная и остаточная балансовая стоимость основных фондов Полная и остаточная балансовая стоимость основных фондов Остаточная балансовая стоимость основных фондов – это стоимость указанных активов по балансу компании. Подробнее о том, ...

Балансовая стоимость активов

Среднегодовая стоимость активов Активы компании – это выраженные в стоимости ресурсы, обеспечивающие производственный процесс. К ним относятся внеоборотные фонды (здания, сооружения, рабочее оборудование, станки, транспортные средства, а также деловая репутация, ...

Балансовая стоимость — это остаточная или первоначальная

Балансовая и остаточная стоимость: в чем разница Балансовая стоимость активов — это денежная стоимость всего имущества компании, отраженная в балансе. Рассмотрим подробнее, чем отличается балансовая стоимость от остаточной и первоначальной, ...

Балансовая прибыль — строка в балансе

Балансовая прибыль: формула Балансовая прибыль – это прибыль до налогообложения. Она входит в число ключевых показателей при оценке эффективности бизнеса. Ее значение используется для определения базы расчета налоговых обязательств. Уровень ...

Рейтинг@Mail.ru